Eine Flow-Vorlage richtest du in zwei Schritten ein: anlegen und Aufgaben hinzufügen. Wann eine Aufgabe startet und an wen sie geht, bringt sie aus ihrer Aufgabenvorlage mit. Danach speicherst du die Vorlage und kannst sie für jeden Mitarbeiter starten.
Neue Flow-Vorlage anlegen
Klicke im Menü links auf „Flowvorlagen“.
Klicke oben rechts auf „Neue Flow-Vorlage erstellen“.
Gib oben einen Namen und eine Beschreibung ein. Beides ist Pflicht.
Anhand dieses Namens wählst du die Vorlage später aus, wenn du einen Flow startest. Nimm also einen, den jeder sofort zuordnen kann, zum Beispiel „Onboarding Vertrieb“.
Aufgaben hinzufügen
Die Aufgaben einer Flow-Vorlage kommen aus deinen Aufgabenvorlagen. Fehlt eine Aufgabe, legst du sie zuerst auf der Seite „Aufgabenvorlagen“ an.
Links siehst du den Bereich „Aufgaben aus Vorlagen hinzufügen“.
Suche die Aufgabe über „Nach Aufgabennamen suchen“.
Klicke auf das Plus der Karte oder ziehe die Karte in die Liste.
Ein Klick auf die Karte selbst zeigt dir die Aufgabe in einer Vorschau, ohne sie hinzuzufügen. Über „Aufgabenvorlage öffnen“ springst du zur Aufgabenvorlage selbst.
Jede Karte zeigt, wann die Aufgabe startet und an wen sie geht, zum Beispiel „−14 Tage • Mitarbeiter“. Genau so kommt sie in die Liste: in die Phase aus ihrer Aufgabenvorlage, mit Termin und Zuweisung von dort.
Manche Aufgaben brauchen eine andere. „Laptop bestellen“ nennt zum Beispiel das Betriebssystem, das der Mitarbeiter in „Wunsch-Laptop“ auswählt. Fehlt „Wunsch-Laptop“ noch, öffnet sich „Abhängigkeiten auflösen“ und bietet dir an, die Aufgabe gleich mit hinzuzufügen.
Mit dem Papierkorb am Ende der Zeile entfernst du eine Aufgabe wieder. Hängen andere Aufgaben an ihr, zeigt dir eine Rückfrage vorher, was sich mitändert.
Ansichten
Oben rechts über der Liste wechselst du zwischen vier Ansichten derselben Aufgaben:
Liste: alle Aufgaben als Tabelle, nach Termin sortiert.
Tage: ein Tag pro Zeile.
Kalender: die Aufgaben im Monatskalender.
Flow-Diagramm: wie die Aufgaben voneinander abhängen. Mehr dazu im Artikel Wie reagiert ein Flow auf Antworten?.
Ansicht: Tage
Ansicht: Kalender
Ansicht: Flow-Diagramm
Beispieldatum ändern
Eine Flow-Vorlage kennt noch kein echtes Datum. Damit du trotzdem Daten siehst, rechnet sie mit einem Beispiel. Die echten Daten entstehen erst, wenn du den Flow für einen Mitarbeiter startest.
Den ersten Arbeitstag des Beispiels findest du in der Überschrift der Phase Onboarding. Mit „Beispieldatum ändern“ daneben wählst du ein anderes. Das ändert nur die Vorschau.
E-Mails
Mit dem Button „E-Mails“ neben „Speichern“ legst du fest, welche E-Mails dieser Flow an den Mitarbeiter schickt:
„Willkommens-E-Mail an den Mitarbeiter“: direkt nach dem Start des Flows
„Abschieds-E-Mail an den Mitarbeiter“: sobald seine erste Offboarding-Aufgabe fällig ist
Den Button gibt es, sobald die Vorlage Aufgaben hat. Er zeigt, wie viele E-Mails an sind, zum Beispiel „E-Mails alle aktiv“. Die Willkommens-E-Mail steht nur zur Wahl, wenn die Vorlage Preboarding- oder Onboarding-Aufgaben hat, die Abschieds-E-Mail nur bei Offboarding-Aufgaben.
Bei „Rückkehr aus der Elternzeit“ ist die Willkommens-E-Mail z.B. aus, der Mitarbeiter kennt die Firma ja schon.
Den Text der E-Mails bearbeitest du in den Einstellungen unter „E-Mails“.
Termine und Verantwortliche anpassen (optional)
Meistens musst du hier nichts tun. Jede Aufgabe bringt aus ihrer Aufgabenvorlage mit, wann sie startet und an wen sie geht:
Termin: eine Anzahl Tage vor oder nach dem ersten Arbeitstag, bei Offboarding-Aufgaben vor dem letzten.
Verantwortlich: eine Rolle (Mitarbeiter, Manager oder Buddy), eine Person oder eine Gruppe. Bei einer Rolle legst du die Person erst beim Start des Flows fest. Für einen anderen Manager musst du also nichts anpassen.
Anpassen lohnt sich nur, wenn eine Aufgabe in dieser Flow-Vorlage anders laufen soll als in allen anderen:
Jemand anderes ist zuständig: In der Flow-Vorlage „Werkstudenten“ geht „Laptop einrichten“ an Kevin Wagner statt an die Gruppe IT. In allen anderen Flow-Vorlagen bleibt es bei IT.
Der Zeitpunkt passt nicht: Werkstudenten fangen oft kurzfristig an. Dann kann „Personalfragebogen ausfüllen“ in dieser Vorlage 5 statt 10 Tage vor dem ersten Arbeitstag kommen.
So passt du eine Aufgabe an:
Klicke in ihrer Zeile auf den Stift.
Ändere im Reiter „Zuweisung und Datum“ unter „Aufgabe startet“ die Zahl der Tage. Oder wähle unter „Zuweisung“ erst die Kategorie (Rolle, Person oder Gruppe), dann die Zuweisung.
Klicke auf „Speichern“.
Die Aufgabenvorlage selbst bleibt dabei unverändert. Die graue Zeile „Vorlage“ im Fenster zeigt, was dort steht, und mit „Zurücksetzen“ holst du diesen Wert zurück. In der Liste erkennst du angepasste Werte daran, dass sie unterstrichen sind.
Gut zu wissen: Die Zuweisung lässt sich nur anpassen, wenn in den Einstellungen „Aufgabenzuweisung je Flowvorlage ändern dürfen“ eingeschaltet ist. Sonst gilt immer die Zuweisung aus der Aufgabenvorlage.