Manche Aufgaben bleiben einfach liegen. Der Mitarbeiter vergisst die Frage nach dem Verkehrsmittel, und alle Aufgaben, die auf seine Antwort warten, stehen still. Damit das nicht passiert, kann sich eine Aufgabe nach ihrer Frist automatisch mit einer vorgegebenen Antwort abschließen.
Das automatische Abschließen richtest du für jede Aufgabe einzeln in der Flow-Vorlage ein, nicht in der Aufgabenvorlage.
So schaltest du es ein
Öffne die Flow-Vorlage und klicke in der Zeile der Aufgabe auf den Stift.
Wechsle in den Reiter „Automatisch abschließen“.
Schalte „Diese Aufgabe automatisch abschließen, wenn sie nach ihrer Frist noch offen ist“ ein.
Trage unter „Wartezeit“ ein, wie viele Tage nach der Frist das passieren soll.
Klicke auf „Speichern“ und speichere danach die Flow-Vorlage.
Die Aufgabe schließt sich am Morgen nach Ablauf der Wartezeit ab. Beispiel: Frist 6. Januar, Wartezeit 3 Tage, dann schließt sie sich am Morgen des 10. Januar ab. Mit 0 Tagen passiert das am Morgen nach der Frist.
Wartet die Aufgabe dann noch auf eine andere, schließt sie sich erst ab, wenn sie nicht mehr wartet.
Im Protokoll der Aufgabe steht „Systembenutzer“ als die Person, die sie erledigt hat.
Was mit den Antworten passiert
Unter dem Schalter stehen die Felder der Aufgabe. Für jedes legst du fest, welche Antwort gelten soll, wenn niemand antwortet.
Pflichtfelder (mit *) brauchen eine Antwort. Sonst lässt sich nicht speichern.
Freiwillige Felder darfst du leer lassen. Dann bleiben sie leer, die Aufgabe schließt sich trotzdem ab.
Aufgaben ohne Felder werden einfach als erledigt markiert, zum Beispiel „Infos zu deinem ersten Tag“.
Was schon jemand eingetragen hat, bleibt stehen. Die vorgegebene Antwort füllt nur leere Felder.
Mit Verzweigung
Die vorgegebene Antwort zählt wie eine echte. Beispiel aus „Onboarding Vertrieb“: Hat der Mitarbeiter „Wie kommst du zur Arbeit?“ 3 Tage nach der Frist nicht beantwortet, gilt Jobticket. Dann läuft „Jobticket bestellen“, und der Flow geht weiter.
Im Reiter „Regeln“ steht bei der passenden Bedingung „Diese Verzweigung läuft, wenn niemand antwortet.“ Passt keine Bedingung zur vorgegebenen Antwort, läuft keine Aufgabe aus der Verzweigung. Auch darauf weist dich der Reiter hin.
Wann es nicht geht
Manche Angaben kann niemand vorab machen. Verlangt eine Aufgabe eine davon als Pflicht, lässt sie sich nicht automatisch abschließen:
eine Unterschrift
eine Datei, zum Beispiel in „Führerschein hochladen“
die geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
die Auswahl eines Managers oder Buddys
Der Reiter „Automatisch abschließen“ erklärt dir dann, woran es liegt. Die Aufgabe bleibt offen, bis jemand sie erledigt.
Woran du es erkennst
In den Ansichten „Liste“ und „Tage“ steht unter dem Datum einer solchen Aufgabe, wann sie sich abschließt, zum Beispiel „Auto-Abschluss am 10.01.2027“. In der Flow-Vorlage rechnet das Datum mit dem Beispiel für den ersten Arbeitstag, in einem laufenden Flow mit dem echten.
