Ohne Regel läuft jede Aufgabe an ihrem Termin, egal was vorher passiert. Mit Regeln reagiert ein Flow auf Antworten und erledigte Aufgaben. Es gibt zwei Arten von Regeln:
Verzweigung: Je nach Antwort in einer Aufgabe laufen unterschiedliche Aufgaben. Wer einen Firmenwagen wählt, bekommt andere Aufgaben als jemand mit Jobticket.
Warten: Eine Aufgabe startet erst, wenn eine andere abgeschlossen ist. Die Buchhaltung bestellt die Firmenkreditkarte zum Beispiel erst, wenn sie freigegeben ist.
Regeln legst du nur in einer Flow-Vorlage fest, nicht in der Aufgabenvorlage. So kann dieselbe Aufgabe in jeder Flow-Vorlage anders reagieren.
Wo du Regeln einrichtest
Öffne die Flow-Vorlage und klicke in der Zeile der Aufgabe auf den Stift.
Wechsle in den Reiter „Regeln“.
Klicke auf „Neue Regel hinzufügen“ und wähle den „Regeltyp“.
Richte die Regel ein und klicke auf „Speichern“. Speichere danach auch die Flow-Vorlage.
Welche Aufgabe du öffnest, hängt vom Regeltyp ab:
Verzweigung: die Aufgabe, in der die Frage gestellt wird
Warten: die Aufgabe, die warten soll
Eine Aufgabe kann pro Feld eine Verzweigung haben und zusätzlich eine Warteregel.
Aufgaben abhängig von einer Antwort
Regeltyp: „Je nachdem, wie ein Feld ausgefüllt wird, laufen unterschiedliche Aufgaben“.
Wähle unter „Feld“ die Frage, auf die der Flow reagieren soll.
Lege eine Bedingung fest, zum Beispiel „Wenn die Antwort ist Firmenwagen“.
Wähle unter „Dann“ die Aufgaben, die in diesem Fall laufen.
Für jede weitere Antwort klickst du auf „Weitere Bedingung hinzufügen“.
Beispiel aus „Onboarding Vertrieb“: In „Wie kommst du zur Arbeit?“ wählt der Mitarbeiter sein „Verkehrsmittel“.
Wenn die Antwort ist | laufen diese Aufgaben |
Firmenwagen | „Führerschein hochladen“, „Firmenwagen bestellen“, „Firmenwagen übergeben“ |
Jobticket | „Jobticket bestellen“ |
Dienstrad | „Dienstrad beantragen“ |
Bis die Antwort da ist, warten diese Aufgaben. Danach laufen nur die passenden, die anderen starten nie. Wählt Anna „Firmenwagen“, bekommt also niemand „Jobticket bestellen“.
Je nach Feld stehen andere Bedingungen zur Wahl. Die Beispiele ab „enthält“ stammen aus „Onboarding Entwicklung“:
Bedingung | Wofür | Beispiel |
ist | eine Antwort aus einer Liste | „Verkehrsmittel“ ist Jobticket |
enthält | eine von mehreren angekreuzten Antworten | „Zusätzliche Ausstattung“ enthält Diensthandy: „Diensthandy einrichten“ läuft |
enthält nicht | eine Antwort, die nicht angekreuzt ist | „Welche Tools kennst du schon?“ enthält nicht Docker: „Docker-Einführung“ läuft |
ist ausgefüllt | ein Feld, in dem etwas steht | „GitHub-Benutzername“ ist ausgefüllt: „In GitHub-Organisation einladen“ läuft |
ist leer | ein Feld, das leer bleibt | „GitHub-Benutzername“ ist leer: „GitHub-Konto anlegen“ läuft |
Ob ein Feld leer bleibt, steht erst fest, wenn die Aufgabe mit der Frage erledigt ist. Vorher läuft auch eine Aufgabe mit „ist leer“ nicht.
Auf andere Aufgaben warten
Regeltyp: „Diese Aufgabe startet erst, wenn eine andere Aufgabe abgeschlossen ist“.
Wähle unter „Warten auf“ eine oder mehrere Aufgaben.
Bei mehreren legst du unter „Starten, wenn“ fest: „alle davon abgeschlossen sind“ oder „eine davon abgeschlossen ist“.
Soll danach noch Zeit vergehen, schalte „Danach einige Tage warten“ ein und trage die „Wartezeit“ ein.
Einstellung | Beispiel | Was passiert |
alle davon | „Entwicklerkonten anlegen“ wartet auf „Geschäftliche E-Mail-Adresse festlegen“ und „Laptop einrichten“ | Die IT legt die Konten erst an, wenn beides erledigt ist. |
eine davon | „Firmenkreditkarte bestellen“ wartet auf „Firmenkreditkarte freigeben“ und „Firmenkreditkarte freigeben (Vertriebsleitung)“ | Eine Freigabe genügt, egal ob vom Manager oder von der Vertriebsleitung. Die andere bleibt offen. |
mit Wartezeit | „Arbeitszeugnis erstellen“ wartet 7 Tage auf das „Austrittsgespräch“ | Das Zeugnis kommt erst eine Woche nach dem Gespräch. |
Der Termin der wartenden Aufgabe bleibt, wie er ist. Wird die andere Aufgabe später erledigt, startet die wartende entsprechend später.
Achtung: Wartet eine Aufgabe auf eine Aufgabe aus einer Verzweigung, startet sie nur, wenn diese Verzweigung auch läuft. Der Reiter „Regeln“ weist dich darauf hin.
Aufgaben, die von selbst warten
Manche Aufgaben warten auch ohne Regel. Das ist in ihrer Aufgabenvorlage so angelegt, in der Flow-Vorlage änderst du daran nichts.
Eine Antwort im Text: „Laptop bestellen“ nennt der IT das Betriebssystem, das der Mitarbeiter in „Wunsch-Laptop“ ausgewählt hat. Deshalb kann die IT die Aufgabe erst abschließen, wenn diese Antwort da ist.
Eine freiwillige Antwort im Text: „Willkommensgespräch“ zeigt dem Manager die „Nachricht an uns“ aus „Möchtest du uns noch etwas mitteilen?“. Weil die Angabe freiwillig ist, wartet das Gespräch nicht darauf. Fehlt sie, steht dort „(bisher keine Antwort)“.
Ein Formular mit mehreren Unterschriften: Unterschreiben mehrere Personen nacheinander, kann jede erst unterschreiben, wenn die vorige fertig ist.
Regeln im Blick behalten
In der Liste: Die Spalte „Bedingungen“ zeigt mit kleinen Symbolen, ob eine Aufgabe verzweigt, wartet oder eine Antwort verwendet. Ein Klick auf ein Symbol erklärt in ganzen Sätzen, wann die Aufgabe läuft und was von ihr abhängt.
Im Flow-Diagramm: Jede Aufgabe ist eine Karte, jede Abhängigkeit eine Linie. Eine Verzweigung beginnt bei der Antwort, die sie auslöst, zum Beispiel bei „Firmenwagen“. Klickst du auf eine Karte, siehst du nur noch ihre Verbindungen. Mit „Ansicht anpassen“ blendest du einzelne Arten aus, zum Beispiel alle Aufgaben ohne Abhängigkeit.
Über den Stift auf einer Karte („Regeln bearbeiten“) kommst du direkt in den Reiter „Regeln“ dieser Aufgabe.