Eine Flow-Vorlage ist dein Ablaufplan für das Preboarding, Onboarding oder Offboarding. Sie legt fest, welche Aufgaben anstehen, wer sie erledigt und wann.
Eine Flow-Vorlage kann Aufgaben aus drei Phasen enthalten:
Preboarding: bis zum ersten Arbeitstag
Onboarding: ab dem ersten Arbeitstag
Offboarding: bis zum letzten Arbeitstag
Öffnest du eine Flow-Vorlage, siehst du oben links über der Liste die Phasen als Reiter. Darunter steht jede Aufgabe in einer eigenen Zeile. Die Spalte „Aufgabenname“ zeigt, was zu tun ist, „Verantwortlich“, wer es erledigt, und „Relatives Datum“, wann. −14 heißt 14 Tage vor dem ersten Arbeitstag.
Aufgabenvorlage, Flow-Vorlage, Flow
Drei Begriffe, die aufeinander aufbauen:
Aufgabenvorlage: eine einzelne Aufgabe, zum Beispiel „Personalfragebogen ausfüllen“ oder „Laptop bestellen“.
Flow-Vorlage: viele Aufgabenvorlagen, zusammengestellt zu einem Ablauf, mit Zeitpunkt und Verantwortlichen.
Flow: Startest du eine Flow-Vorlage für einen Mitarbeiter, entsteht sein Flow. Ab dann laufen die Aufgaben für genau diese Person.
Beispiel: Aus der Flow-Vorlage „Onboarding Vertrieb“ wird beim Start der Flow für Anna Müller.
Wozu Flow-Vorlagen?
Einmal bauen, immer nutzen: Du legst den Ablauf einmal an und startest ihn für jede neue Einstellung.
Nichts geht unter: Jeder Mitarbeiter durchläuft dieselben Schritte.
Alles kommt pünktlich: Die Termine richten sich nach dem ersten oder letzten Arbeitstag. Jede Aufgabe geht zur richtigen Zeit an die richtige Person, zum Beispiel an den Mitarbeiter, seinen Manager oder seinen Buddy.
Flows passen sich an: Mit Regeln reagiert ein Flow auf Antworten. Wer etwa einen Firmenwagen braucht, bekommt die passenden Aufgaben, alle anderen nicht.
So findest du deine Flow-Vorlagen
Klicke im Menü links auf „Flowvorlagen“. Dort siehst du alle Flow-Vorlagen mit der Anzahl ihrer Aufgaben pro Phase. Über „Neue Flow-Vorlage erstellen“ oben rechts legst du eine neue an.
Wichtig: Änderungen an einer Flow-Vorlage gelten nur für Flows, die du danach startest. Laufende Flows bleiben unverändert. Wie du einen laufenden Flow anpasst, erfährst du unten im Artikel „Wie ändere ich Aufgaben beim Start oder im laufenden Flow?“.
Alle Artikel zu Flow-Vorlagen
Wie richte ich eine Flow-Vorlage ein? Aufgaben hinzufügen, Termine festlegen, Zuständige wählen.
Wie reagiert ein Flow auf Antworten? Aufgaben, die nur bei einer bestimmten Antwort kommen oder auf eine andere Aufgabe warten.
Wie schließt sich eine Aufgabe automatisch ab? Damit eine liegengebliebene Aufgabe nicht den ganzen Flow aufhält.
Wie ändere ich Aufgaben beim Start oder im laufenden Flow? Für eine Person etwas ergänzen oder einen Termin verschieben. (bald verfügbar)
Warum wartet eine Aufgabe? Was hinter „Blockiert?“ steckt und wie es weitergeht.(bald verfügbar)