Das Rollen- und Berechtigungskonzept der Onboarding Software ermöglicht eine granulare Vergabe von Zugriffsrechten, abgestimmt auf reale Organisationsstrukturen.
Administratoren können aus über 60 Berechtigungen individuelle Rollen definieren. So erhalten Nutzer nur Zugriff auf die Daten, Funktionen und Flows, die sie tatsächlich benötigen.
Unterstützt sind unter anderem:
Klare Verantwortlichkeiten im Onboarding-Prozess
Differenzierten Zugriff auf Daten und sensible Informationen
Trennung von operativen und administrativen Aufgaben
Mandanten-Strukturen
Gezielte Steuerung von Konfigurationsrechten
Verwaltung der Rollen
Die Rollen für die Onboarding Software werden zentral im softgarden Dashboard verwaltet – nicht direkt in der Onboarding Software. So bleiben Rollen und Zugriffsrechte konsistent über alle softgarden Produkte hinweg.
Sobald die Onboarding Software für dein Unternehmen freigeschaltet ist, stehen dir im Rollenmanagement automatisch zusätzliche Rollen für die Onboarding Software zur Verfügung.
Die Rollenverwaltung findest Du im softgarden Dashboard unter:
👉 Rollen verwalten (Rollenmanagement)
https://my.softgarden.io/de/management/roles
In der Rollenliste siehst Du:
bestehende Rollen der Bewerbermanagement-Software (mit dem Prefix „Just Hire“)
zusätzliche Rollen für die Onboarding Software (mit dem Prefix „Onboarding“)
Default-Rollen der Onboarding Software
Es gibt drei feste Default-Rollen:
Onboarding Admin
Onboarding HR
Onboarding Basic User
Diese Rollen sind fest hinterlegt und können nicht gelöscht werden.
Eigene Rollen erstellen
Du hast zwei Möglichkeiten, zusätzlich individuelle Rollen zu erstellen:
du kannst eine der drei Default-Rollen kopieren und die Berechtigungen anpassen
du kannst eine neue Rolle erstellen und die Berechtigungen komplett selbst definieren
Rollen einem Nutzer zuweisen
Die Zuweisung von Rollen erfolgt ebenfalls im softgarden Dashboard:
Öffne Benutzer verwalten
Wähle den gewünschten Nutzer aus
Öffne das Drei-Punkte-Menü
Klicke auf „Rollen zuweisen“
Weise eine oder mehrere Rollen zu
Rollenverwaltung aus der Onboarding Software heraus
Wenn du einen neuen Unternehmensnutzer (mit geschäftlicher E-Mail-Adresse) direkt in der Onboarding Software anlegst, kannst du die verfügbaren Onboarding-Rollen direkt während der Erstellung auswählen.
Für bestehende Nutzer können Rollen nicht direkt in der Onboarding Software geändert werden.
In der Team-Übersicht der Onboarding Software findest du im Drei-Punkte-Menü den Punkt „Rollen zuweisen“.
Dieser öffnet direkt den Rollen-Bearbeiten-Dialog im softgarden Rollenmanagement.
So bleibst du immer im richtigen Kontext, ohne die zentrale Rollenlogik zu umgehen.
Berechtigungsliste
Hauptberechtigung: Zugriff auf Onboarding Software
Grundvoraussetzung, um die Onboarding Software überhaupt nutzen zu können. Ohne diese Berechtigung ist kein Zugriff möglich.
Zugriff auf Dashboard
Steuert den Zugriff auf die zentrale Übersichtsseite der Onboarding Software.
Flows verwalten
Steuert Sichtbarkeit, Start, Pflege und Datenzugriff von Onboarding-Flows.
Zugriff auf die Flows-Seite
Zugriff auf Flows des aktuellen Unternehmens
Entfernen Sie diese Berechtigung, wenn der Nutzer nur Flows sehen soll, in denen er als Flow-Manager oder Buddy zugewiesen ist oder zu denen ihm über die Funktion „Zugriffseinstellungen“ explizit Zugriff gewährt wurde.Zugriff auf Flows von Tochterunternehmen
Entfernen Sie diese Berechtigung, wenn der Nutzer keine Flows von Tochterunternehmen sehen soll. Der Nutzer sieht weiterhin Flows von Tochterunternehmen, in denen er als Flow-Manager oder Buddy zugewiesen ist oder zu denen ihm über die Funktion „Zugriffseinstellungen“ explizit Zugriff gewährt wurde.Flows starten
Zugriffseinstellungen bearbeiten
Entfernen Sie diese Berechtigung, wenn der Nutzer die Funktion „Zugriffseinstellungen“ nicht verwenden dürfen soll, um den Zugriff auf einen Flow auf bestimmte Nutzer zu beschränken.Zugriff auf allgemeine Flow-Informationen in gesammelten Daten
Allgemeine Flow-Informationen in den gesammelten Daten bearbeiten
Zugriff auf eigene Aufgabenantworten in gesammelten Daten
Erlaubt dem Nutzer, eigene Aufgabenantworten sowie Antworten aus Aufgaben zu sehen, zu denen er über die benutzerdefinierten Zugriffs- und Benachrichtigungseinstellungen in der Aufgabenvorlage explizit hinzugefügt wurde.Zugriff auf Aufgabenantworten anderer in gesammelten Daten
Erlaubt dem Nutzer, Aufgabenantworten anderer Nutzer innerhalb desselben Flows zu sehen.Gesammelte Flow-Daten exportieren
Aufgaben beim Start eines Flows hinzufügen und entfernen
Aufgaben in bereits gestarteten Flows hinzufügen und entfernen
Flows löschen
Flows archivieren und wiederherstellen
Aufgaben verwalten
Regelt den Zugriff auf Aufgaben und deren Antworten innerhalb von Flows.
Alle Aufgaben anzeigen
Aufgabenantworten bearbeiten
Aufgabenantworten zurücksetzen
Aufgabenvorlagen verwalten
Steuert die Pflege von wiederverwendbaren Aufgaben.
Zugriff auf die Aufgabenvorlagen-Seite
Aufgabenvorlagen erstellen
Aufgabenvorlagen bearbeiten
Aufgabenvorlagen löschen
Aufgabenvorlagen duplizieren
Flow-Vorlagen verwalten
Regelt die Erstellung und Pflege von Flow-Vorlagen.
Zugriff auf die Flow-Vorlagen-Seite
Flow-Vorlagen erstellen
Flow-Vorlagen bearbeiten
Flow-Vorlagen löschen
Flow-Vorlagen duplizieren
Formularvorlagen verwalten
Steuert Formulare, die in Aufgaben und Flows verwendet werden.
Zugriff auf die Formularvorlagen-Seite
Formularvorlagen erstellen
Formularvorlagen bearbeiten
Formularvorlagen löschen
Team verwalten
Regelt die Verwaltung von Nutzern und Vertretungen innerhalb der Onboarding Software.
Zugriff auf die Team-Seite
Teammitglieder erstellen
Teammitglieder bearbeiten
Teammitglieder löschen
Einladung zur softgarden-Registrierung erneut versenden
Vertretungen verwalten
Zugriff auf private E-Mail von Teammitgliedern
Entfernen Sie diese Berechtigung, wenn der Nutzer die private E-Mail-Adresse anderer Teammitglieder in den gesammelten Daten aus Gründen des Datenschutzes nicht sehen soll.
Gruppen verwalten
Steuert Gruppen zur Strukturierung von Zugriffen und Zuständigkeiten.
Zugriff auf die Gruppenseite
Gruppen erstellen
Gruppen bearbeiten
Gruppen löschen
Zugriff auf Willkommensseite
Regelt Konfiguration und Zurücksetzen der Willkommensseite.
Zugriff auf Willkommensseite-Konfigurator
Willkommensseite zurücksetzen
Globale Variablen verwalten
Steuert systemweit verwendbare Variablen für Inhalte und Automatisierungen.
Zugriff auf die Seite mit globalen Variablen
Globale Variablen erstellen
Globale Variablen bearbeiten
Globale Variablen löschen
Unternehmenseinstellungen verwalten
Regelt grundlegende Einstellungen der Onboarding Software auf Unternehmensebene.
Zugriff auf die Unternehmenseinstellungen-Seite
Unternehmenseinstellungen bearbeiten
Unternehmenseinstellungen zurücksetzen
E-Mail-Vorlagen verwalten
Steuert systemweite E-Mail-Kommunikation im Onboarding.
Zugriff auf die E-Mail-Vorlagen-Seite
E-Mail-Vorlagen bearbeiten
E-Mail-Vorlagen zurücksetzen
Tags verwalten
Regelt Pflege und Nutzung von Tags zur Strukturierung.
Zugriff auf die Tags-Seite
Tags bearbeiten
Tags löschen
Datenexport verwalten
Steuert Konfiguration und Kontrolle von Datenexporten.
Zugriff auf die Datenexport-Seite
Datenexport-Einstellungen bearbeiten
Datenexport-Einstellungen zurücksetzen