Wir entwickeln die Onboarding Software kontinuierlich weiter, um sie gezielt an den Bedürfnissen unserer Kunden auszurichten.
Die wichtigsten Neuerungen im Überblick:
Aufgaben flexibel hinzufügen und entfernen (vor und während eines Flows)
Bisher waren Aufgaben eines Flows nach dem Start fixiert. Diese Einschränkung wurde nun vollständig aufgehoben:
Vor dem Start eines Flows: Admins und HRs können Aufgaben direkt im „Flow starten“-Dialog entfernen, bevor der Flow beginnt.
Während eines laufenden Flows: Aufgaben lassen sich jederzeit hinzufügen oder entfernen.
Diese Erweiterung gibt dir maximale Kontrolle und Flexibilität:
Flows können von Beginn an an die jeweilige Situation angepasst werden.
Redundante Aufgaben und unnötige Benachrichtigungen werden vermieden.
Laufende Flows bleiben anpassbar und reagieren flexibel auf neue Anforderungen.
👉 Die Funktion ist über das Drei-Punkt-Menü eines gestarteten Flows verfügbar.
Neue Willkommens-E-Mail für Buddys
Diese E-Mail informiert den Buddy über seine Rolle, den Start des neuen Teammitglieds und lädt dazu ein, den Einstieg aktiv zu begleiten. Der Ton ist wertschätzend, kurz und praxisnah – angepasst an die Rolle des Buddys.
👉 Diese Vorlage ist in den Einstellungen > E-Mail-Konfiguration verfügbar.
Aufgaben zurücksetzen und Antworten nachträglich bearbeiten
Wir haben zwei Funktionen eingeführt, die dir helfen, Fehler in Aufgaben unkompliziert zu korrigieren:
Aufgabe zurücksetzen: Bereits abgeschlossene Aufgaben können erneut geöffnet werden.
Antworten bearbeiten: Falsche Angaben (z. B. falsche Dokumente) lassen sich auch nach Abschluss noch korrigieren.
Beide Aktionen lösen automatische Benachrichtigungen an alle relevanten Personen aus, um den Informationsfluss sicherzustellen.
👉 Die Funktion ist über das Drei-Punkt-Menü einer abgeschlossenen Aufgabe verfügbar.
Neue Zugriffs- und Sichtbarkeitseinstellungen für HR-Nutzer
Verfeinerte Rechteverwaltung für HR-Nutzer :
Beim Start eines Flows:
Zugriff komplett einschränken: HR-Nutzer können von bestimmten Flows ausgeschlossen werden.
Allowlist-Prinzip: Zugriff nur für ausgewählte HR-Nutzer auf einen bestimmten Flow gewähren.
Team > Nutzereinstellungen:
HR-Nutzern kann der Zugriff auf alle aktiven Flows temporär entzogen werden (z. B. während ihres eigenen Onboardings).
Zugriff auf Flows in Tochtergesellschaften kann präzise gesteuert werden, ohne globale HR-Rechte zu verändern.
Diese Funktionen sorgen für eine passgenaue und sichere Rollenverteilung – speziell für Enterprise-Kunden mit komplexen Strukturen.
Urlaubsvertretung für abwesende Teammitglieder zuweisen
Admins und HRs können eine Vertretung für Teammitglieder festlegen, die im Urlaub oder vorübergehend nicht verfügbar sind. So bleiben wichtige Aufgaben nicht unbearbeitet.
Während der Abwesenheit:
übernimmt die Vertretung alle Aufgaben der abwesenden Person,
wird die abwesende Person systemweit in violett markiert,
kann die abwesende Person Aufgaben weiterhin selbst erledigen, falls nötig,
erhält die Vertretung automatische Benachrichtigungen zu Beginn und Ende der Abwesenheit.
Admins und HRs können die Abwesenheit jederzeit manuell beenden.
👉 Die Vertretung kann im Bereich "Team" über das Drei-Punkt-Menü eines Nutzers festgelegt werden.
Tag Management
Tags lassen sich direkt in der Management-Oberfläche erstellen, bearbeiten und löschen – unabhängig vom Anlegen neuer Vorlagen oder Flows.
Zusätzlich für mehr Übersichtlichkeit und Effizienz bei der Organisation deiner Onboarding-Prozesse:
Anzeige, wo ein Tag verwendet wird (Flows, Vorlagen).
Direkter Zugriff auf die verknüpften Elemente für schnelle Bearbeitung.
👉 Diese Verwaltung findest du in den Einstellungen.
Neue Variable: Anrede
Die Anrede passt sich automatisch an Sprache und Geschlecht an – analog zur Funktion im Bewerbermanagementsystem.
👉 Diese Variable steht sowohl in den Aufgaben- als auch in E-Mail-Vorlagen zur Verfügung.
Editierbare Vorlagen für Erinnerungs- und Zusammenfassungs-E-Mails
Die Texte für Erinnerungs- und Zusammenfassungs-E-Mails können von Admins mit eigenen Vorlagen erstellt und anpasst werden.
Damit hast du volle Kontrolle über Inhalt und Tonalität dieser automatischen E-Mails – sei es für unternehmensspezifische Formulierungen, zusätzliche Hinweise oder ein individuelles Wording.
👉 Diesen Vorlagen sind in den Einstellungen > E-Mail-Konfiguration verfügbar.
Anzeige, wer eine Aufgabe abgeschlossen hat
In der Onboarding Software können Aufgaben auch von HRs und Admins abgeschlossen werden.
Für optimale Nachvollziehbarkeit wird angezeigt, wer eine Aufgabe tatsächlich erledigt hat.
Onboarding von neuen HR-Teammitgliedern ermöglichen
Neu eingestellte HR-Teammitglieder können in einen Onboarding-Flow eingebunden werden, auch wenn sie gleichzeitig andere Mitarbeitende onboarden.
Automatischer Versand der Einladung zum Onboarding am Startdatum
Falls ein neuer Mitarbeiter seine Einladung bis zum Startdatum nicht angenommen hat, wird diese Einladung nun automatisch erneut versendet, sobald das Onboarding beginnt.
Preboarding-Zugriff bleibt weiterhin ohne Login möglich.
Für die Onboarding-Phase ist eine Anmeldung via softgarden SSO erforderlich.
Zusätzliche Attribute in Zusammenfassungs-E-Mails
Zusammenfassungs-E-Mails enthalten die folgenden Informationen:
Name des Mitarbeiters
Name des Unternehmens
Name des Flows
Diese Attribute können in den Einstellungen aktiviert werden und verbessern Übersicht und Kontext.
👉 Zusätzliche Informationen lassen sich in den Unternehmenseinstellungen aktivieren.
Überarbeitete Aufgabenliste auf der Welcome Page
Neue Funktionen:
Erledigte Aufgaben können erneut eingesehen werden (inkl. eigener Antworten).
Zukünftige Aufgaben für nächste Woche oder später lassen sich gezielt ein- und ausblenden.
Optimierte Darstellung auf mobilen Geräten (iOS & Android) für ein besseres Nutzererlebnis.
Bevorstehende Aufgaben übergreifend ausblenden
Um die Übersichtlichkeit für neue Mitarbeiter zu verbessern, können bevorstehende Aufgaben global ausgeblendet werden.
Diese Einstellung gilt für alle Basic User und betrifft folgende Bereiche gleichzeitig:
Willkommensseite (Tab: "Diese Woche")
Admin-Oberfläche: "Meine Aufgaben"
Zusammenfassungs-E-Mails
Viele Kunden berichten, dass neue Mitarbeiter dazu neigen, auch Aufgaben zu bearbeiten, die erst zu einem späteren Zeitpunkt sinnvoll sind. Dies kann zu Fehlern und unnötigem Aufwand führen. Mit der neuen Funktion behalten Mitarbeiter den Fokus auf den wirklich aktuellen Aufgaben – im richtigen Kontext und zur richtigen Zeit.
👉 Diese Funktion lässt sich in den Unternehmenseinstellungen aktivieren.
