Technische Grundlage
eIDAS-konform: Unterstützt SES, AES und QES
Basierend auf DocuSeal, Trusted Signature Service, zertifiziert von Adobe
Unterschriebene Dokumente werden als PDF archiviert
Formularvorlagen
Klicke in der Navigation auf den Menüpunkt Formularvorlagen, um zur Dokumentenverwaltung der Onboarding Software zu gelangen.
Da dieser Bereich anfangs noch leer ist, wähle anschließend „Neue Formularvorlage erstellen“.
Neue Formularvorlage erstellen
Vergib zunächst einen Titel für die Formularvorlage (z. B. Empfangsbestätigung) und optional eine kurze Beschreibung.
Lade dann ein Dokument hoch, das als Vorlage verwendet werden soll.
In der Onboarding Software können keine eigenen Dokumente erstellt werden. Stattdessen lade ein bestehendes Dokument (MS Word oder PDF) hoch und ergänze es um interaktive Felder.
Felder übernehmen
Falls du ein PDF mit bereits integrierten Formularfeldern hochlädst, werden diese automatisch erkannt und übernommen. In diesem Fall fragt das System, ob die Felder beibehalten werden sollen.
In den meisten Fällen genügt es, die Vorlage nach der Übernahme der Felder direkt abzuspeichern.
Tipp: Bei komplexeren Dokumenten empfiehlt es sich, alle Felder – insbesondere deine Bezeichnungen – sorgfältig zu prüfen.
Vorlage speichern
Speichere die Vorlage, nachdem du alle Felder überprüft hast.
Formularfelder manuell hinzufügen
Falls dein Dokument keine interaktiven Felder enthält, ist das kein Problem.
Unsere Lösung stellt zahlreiche Feldtypen bereit, die sämtliche Anwendungsfälle abdecken. In der linken Spalte findest du die Liste der verfügbaren Felder. In den meisten Fällen benötigst du lediglich Textfelder und ein Signaturfeld.
Um ein Feld zu platzieren, klicke auf das 6-Punkte-Icon rechts am Feld, halte die Maustaste gedrückt und ziehe das Feld per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle im Dokument.
Feld formatieren
Passe die Größe des Feldes an, indem du das Kreis-Symbol in der rechten unteren Ecke ziehst.
Klicke anschließend auf den Titel des Feldes, um ihn zu bearbeiten. Dieser Titel wird später der Person angezeigt, die das Dokument ausfüllen soll – daher ist eine eindeutige Bezeichnung erforderlich.
Aktiviere die Checkbox „Erforderlich“, falls das Feld verpflichtend ausgefüllt werden muss.
Konfiguration der Vorlage abschließen
Alle selbst platzierten Felder werden in der linken Spalte übersichtlich aufgelistet und können dort ebenfalls bearbeitet werden.
Wenn alle Felder platziert sind, klicke auf „Speichern“ und anschließend auf den Pfeil „Zurück“ neben dem Bereichstitel „Neue Formularvorlage“.
Fertig!
Die neue Formularvorlage wurde erfolgreich angelegt und kann ab sofort in den Aufgabenvorlagen verwendet werden.
Wechsele dazu in den Bereich „Aufgabenvorlagen“ und wähle eine Aufgabe aus, in der die neu erstellte Formularvorlage eingesetzt werden soll.
Formular zur Aufgabe hinzufügen
Lege wie gewohnt eine neue Aufgabe an oder öffne eine bereits bestehende.
Füge anschließend ein neues Feld hinzu, vergib eine passende Bezeichnung und wähle als Feldtyp „Formular“. Wähle nun die zuvor erstellte Formularvorlage aus.
Optional kannst du dieses Feld als Pflichtfeld markieren oder mit der Option „Als Variable verwenden“ versehen, um die Inhalte später in einer anderen Aufgabe weiterzugeben.
Zum Schluss bitte speichern.
Dokument öffnen
Befindet sich die Aufgabe in einem aktiven Flow, kann die verantwortliche Person sie abschließen, indem sie auf den Button „Dokument öffnen“ klickt. Die Formularvorlage öffnet sich nun in einem Modalfenster.
Bitte beachten: Aus datenschutzrechtlichen Gründen darf das Dokument ausschließlich von der aufgabenverantwortlichen Person geöffnet, ausgefüllt und signiert werden. Dies stellt einen wesentlichen Unterschied zu Aufgaben ohne angehängte Formulare dar.
Um den Ablauf des Ausfüllens und Signierens zu testen, kannst du dir die Aufgabe einfach selbst zuweisen.
Dokument ausfüllen
Die verantwortliche Person muss jedes verpflichtende Feld ausfüllen und das Dokument ggf. unterschreiben, damit anschließend ein rechtsverbindlich signiertes PDF generiert werden kann.
Sobald alle Felder ausgefüllt sind, klickt die verantwortliche Person auf „Signieren und abschließen“. Danach steht ihr sofort eine Kopie des Dokuments zum Download für die eigenen Unterlagen zur Verfügung.
Aufgabe abschließen
Nach dem Schließen des Modalfensters kann die Aufgabe abgeschlossen werden.
Das ausgefüllte und unterschriebene Dokument findest du wie gewohnt in den „Gesammelten Daten“ und kannst es dort herunterladen.
Signiertes PDF
Das signierte PDF ist gemäß den Vorgaben von Adobe rechtsverbindlich formatiert und erfüllt die Anforderungen der europäischen eIDAS-Verordnung (Nr. 910/2014).
Wenn das Dokument im Adobe Reader geöffnet wird, erscheint oben links der Hinweis „Unterschrieben und alle Unterschriften sind gültig“.
Über den Button „Unterschriftenfenster“ kannst du weitere Details zur Signatur einsehen, wie den Aussteller des Zertifikats oder den Zeitpunkt der Signatur.
Hinweis zur Rechtsgültigkeit
Die in der Onboarding Software erstellten signierten Dokumente entsprechen den Anforderungen an eine fortgeschrittene elektronische Signatur (AdES) nach der europäischen eIDAS-Verordnung (Nr. 910/2014).
Dies bedeutet:
Die Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zuordenbar durch Anmeldung mit Einmalpasswort (Preboarding) oder Benutzername und Passwort (Onboarding/Offboarding).
Der Unterzeichner setzt die Signatur unter eigener Kontrolle.
Nachträgliche Änderungen am Dokument machen die Signatur ungültig.
Das signierte PDF enthält alle technischen Nachweise (z. B. Zeitstempel, Integrität der Datei), die im Adobe Reader geprüft werden können.
Bitte beachte:
Für die meisten HR-Dokumente wie Personalfragebogen, Empfangsbestätigungen, Richtlinien oder interne Vereinbarungen ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur (AdES) rechtlich ausreichend und verbindlich.
Bei Arbeits- bzw. Anstellungsverträgen gilt jedoch eine Besonderheit: Zwar können solche Verträge auch digital wirksam geschlossen werden, nach dem Nachweisgesetz (NachwG) ist der Arbeitgeber jedoch verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen in schriftlicher Form mit handschriftlicher Originalunterschrift auszuhändigen. Eine rein elektronische Signatur – auch als fortgeschrittene Signatur oder sogar qualifizierte elektronische Signatur (QES), für die ein sicheres Signaturerstellungsgerät (z. B. Smartcard, Token, Handy-Signatur-App mit 2FA) benötigt wird – genügt diesem gesetzlichen Nachweis in Deutschland aktuell nicht.
Daher empfehlen wir: Arbeitsverträge weiterhin in Papierform mit Originalunterschriften abzuschließen. Die Onboarding Software kann für alle ergänzenden Dokumente und Bestätigungen verwendet werden, bei denen keine gesetzliche Schriftform in Deutschland vorgeschrieben ist.