Mehrere Bewerber:innen gleichzeitig zu kontaktieren ist ganz einfach, wenn man die Filter- und Sammelaktionen im Bereich Bewerbungen nutzt. Die folgenden Schritte zeigen dir genau, wie du dabei vorgehst.
Schritt 1: Bewerbungen filtern
Unter dem Bereich Bewerbungen (linke Menüleiste) kannst du die Liste der Bewerber:innen eingrenzen. Dafür stehen beispielsweise folgende Filter zur Verfügung:
Job (z. B. Auswahl eines bestimmten Jobs)
Statusschritt (z. B. „Eingang“, „In Prüfung“, „Absage“)
Die Filter bestimmen, welche Bewerbungen anschließend für die Sammelaktion zur Verfügung stehen.
Schritt 2: Mehrere Bewerbungen markieren
Sobald die gefilterte Liste angezeigt wird, hast du zwei Möglichkeiten:
Mit dem Häkchen oben links markierst du alle angezeigten Bewerbungen gleichzeitig.
Alternativ kannst du einzelne Bewerbungen über die jeweiligen Häkchenfelder auswählen.
Damit bestimmst du genau, wer die E‑Mail erhalten soll.
Schritt 3: Sammelaktion „E‑Mail schreiben“ nutzen
Nach der Auswahl erscheint unten der blaue Aktionsbereich. Dort wählst du:
E‑Mail schreiben
Hier kannst die einen Freitext manuell verfassen oder eine vorab hinterlegte E-Mail-Vorlage auswählen. Falls erforderlich, kannst du unten noch Dokumente oder weitere Informationen anhängen.
Du verfasst die Nachricht nur einmal – das System übernimmt den Rest.
Schritt 4: Versand & Ablage
Auch wenn du die Nachricht gesammelt auslöst, passiert Folgendes:
Die E‑Mails werden einzeln versendet.
Jede E‑Mail wird separat in der jeweiligen Bewerbung abgelegt.
Die Empfänger:innen sehen keine anderen E‑Mail-Adressen, da jede Nachricht als Einzelmail ausgelöst wird.
Info: E-Mails zeitversetzt senden
Mit softgarden kannst Du E-Mails auch zeitversetzt verschicken. So bestimmst Du selbst, wann Deine Nachricht bei den Bewerber:innen ankommt – zum Beispiel am nächsten Morgen statt sofort. Klicke dazu einfach auf „E-Mail später senden“, wähle Datum und Uhrzeit aus, und die E-Mail wird automatisch zum gewünschten Zeitpunkt versendet.
Hinweis zu Platzhaltern (Macros)
Platzhalter wie zum Beispiel [first name] oder [last name] werden beim Versand automatisch mit den korrekten Daten aus dem jeweiligen Bewerberprofil ersetzt. In der Vorlage siehst du weiterhin die Platzhalter, aber die Bewerber:innen erhalten eine vollständig personalisierte Nachricht – zum Beispiel „Guten Tag Max Mustermann“ statt Guten Tag [first name] [last name].
Weitere Informationen findest du hier.