Wenn Kolleg:innen in softgarden keine E-Mails an Bewerber:innen senden können, liegt das in der Regel an den Rollen- und Berechtigungseinstellungen. Der Versand von Nachrichten an Bewerber:innen ist an mehrere Berechtigungen gekoppelt – und genau hier entstehen häufig Missverständnisse.
Dieser Artikel erklärt, welche Einstellungen relevant sind und warum eine Rolle manchmal trotz Einschränkungen doch E-Mails versenden kann.
E-Mail-Versand hängt von der Rollenberechtigung ab
Jede Rolle in softgarden hat definierte Berechtigungen. Damit Nutzer:innen E-Mails an Bewerber:innen schreiben können, muss die Rolle die Berechtigung „E-Mails an Bewerber senden“ besitzen.
Wenn diese Berechtigung deaktiviert ist, können die Nutzer:innen keine Nachrichten über die Bewerberkommunikation versenden.
Wichtiger Sonderfall: Die Berechtigung „Bewerber absagen“
Einige Administratoren übersehen, dass die Berechtigung „Bewerber absagen“ ebenfalls eine eigene E-Mail-Funktion enthält.
Das bedeutet:
Wenn eine Rolle keine E-Mails schreiben dürfen soll, muss zusätzlich auch die Berechtigung „Bewerber absagen“ deaktiviert werden.
Warum? Weil beim Absagen von Bewerber:innen immer eine Absagemail versendet wird – und diese Funktion technisch unabhängig vom normalen E-Mail-Versand ist.
Was sollte ich prüfen, wenn ein Kollege keine E-Mails schreiben kann?
Gehe in die Rollenverwaltung und prüfe:
A) Darf die Rolle E-Mails an Bewerber senden?
Wenn ja → E-Mail-Versand möglich
Wenn nein → E-Mail-Versand gesperrt
B) Ist die Berechtigung „Bewerber absagen“ aktiviert?
Wenn ja → Nutzer:innen können weiterhin Absagemails versenden
Wenn nein → Nutzer:innen können keine Absagen verschicken und somit auch keine Absagemails
Empfehlung für eine saubere Rollenlogik
Ziel | Einstellung |
Rolle soll gar keine E-Mails versenden können | „E-Mails an Bewerber senden“ deaktivieren + „Bewerber absagen“ deaktivieren |
Rolle soll nur Absagen versenden können | „E-Mails an Bewerber senden“ deaktivieren + „Bewerber absagen“ aktivieren |
Rolle soll alle Nachrichten versenden können | Beide Berechtigungen aktivieren |
Wo passe ich die Rolle an?
Die Anpassung erfolgt unter:
Pfad: Einstellungen → Benutzerverwaltung → Rollen → Rollenverwaltung öffnen → Rollen verwalten
Direktlink: https://my.softgarden.io/de/management/roles
Dort kannst du für jede Rolle festlegen:
Darf E-Mails an Bewerber:innen senden?
Darf Bewerber:innen absagen? (enthält eine eigene E-Mail-Funktion!)
Weitere Berechtigungen wie Stellenzugriff, Bewerberzugriff usw.