Damit Antworten von Bewerber:innen zuverlässig im softgarden‑System erscheinen und automatisch der richtigen Bewerbung zugeordnet werden, müssen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt sein. Die folgenden Punkte erklären, wie die Zuordnung funktioniert und welche Bedingungen erfüllt sein müssen.
1. Direkte Antwort auf die ursprüngliche Nachricht
Eine Rückantwort kann nur korrekt zugeordnet werden, wenn Bewerber:innen direkt auf die E-Mail antworten, die über softgarden verschickt wurde. Nur bei einer echten Antwort („Reply“) bleiben alle technischen Informationen erhalten, die für die Zuordnung notwendig sind.
2. Codierte Informationen in der Absenderadresse
Die Absenderadresse enthält codierte Metadaten, z. B.:
die eindeutige Bewerbungs-ID
die zugehörige Stellenanzeige
Diese Daten ermöglichen die automatische Zuordnung der Antwort.
3. Beispiel für eine Reply‑Adresse & Hinweis zur Sichtbarkeit im Mailprogramm
Viele E-Mail-Programme zeigen nur den Anzeigenamen an (z. B. „softgarden Team“) – nicht die eigentliche Adresse. Die tatsächliche Versandadresse wird erst sichtbar, wenn Bewerber:innen auf den Absender klicken.
Ein typisches Beispiel für eine gültige Reply‑Adresse lautet:
reply-33152432-12c4-7467–[email protected]
Diese Adresse enthält die codierten Zuordnungsinformationen.
Bewerber:innen müssen auf den Absendernamen klicken, um diese Adresse zu sehen.
Wenn Bewerber:innen stattdessen die sichtbare Bezeichnung kopieren, gehen die technischen Daten verloren – die Antwort kann dann nicht zugeordnet werden.
4. Keine neue Nachricht verfassen
Wenn Bewerber:innen:
eine neue E-Mail schreiben oder
die Adresse manuell kopieren,
fehlen die Zuordnungsdaten vollständig. Die Nachricht erscheint dann nicht im System.
5. Weiterleitungen enthalten oft unvollständige Metadaten
Weitergeleitete Nachrichten verändern häufig die Struktur der ursprünglichen E-Mail. Dadurch kann das System den Bezug zur Bewerbung nicht eindeutig erkennen.
Nur direkte Antworten sind eindeutig zuordenbar.
6. Bewerbung muss im System vorhanden sein
Wenn eine Bewerbung:
gelöscht oder
in einen anderen Job verschoben wurde,
kann eine eingehende Antwort nicht mehr zugeordnet werden.
Wichtiger Hinweis: „notification@…“ ist eine falsche Empfangsadresse
Wenn Bewerber:innen an eine Adresse wie:
[email protected] oder ähnliche Varianten schreiben,
kann die Nachricht nicht zugeordnet werden. Diese Adressen dienen ausschließlich dem Versand automatischer Systembenachrichtigungen und empfangen keine Bewerberantworten.
Zusätzliche Tipps für Bewerber:innen
Diese Hinweise können Kund:innen Bewerber:innen mitgeben, um die Zuordnung zu erleichtern:
Antwortfunktion statt „Neue Nachricht“ verwenden
Empfängeradresse nicht verändern
Betreff unverändert lassen
Anhänge direkt in der Antwort mitsenden
Keine Weiterleitung an Dritte
Spam-Ordner prüfen
Bei Problemen erneut direkt antworten
Hinweistext zur Weitergabe an Bewerber:innen
Bitte antworten Sie direkt auf unsere Nachricht, ohne die Empfängeradresse manuell zu kopieren oder eine neue E-Mail zu erstellen. Nur eine direkte Antwort stellt sicher, dass Ihre Nachricht automatisch Ihrer Bewerbung zugeordnet werden kann. Wenn Sie Anhänge nachreichen möchten, fügen Sie diese bitte ebenfalls in Ihrer Antwort hinzu. Falls in Ihrem Mailprogramm nur ein Name angezeigt wird, klicken Sie bitte auf den Absender, um die tatsächliche Reply‑Adresse zu sehen.