Die Bewerbungsprozesse (Workflows) in softgarden helfen dir dabei, die einzelnen Phasen deiner Personalauswahl klar zu strukturieren und effizient zu organisieren. Neu ist: Du kannst Workflows jetzt auch dann bearbeiten, wenn ein Job bereits veröffentlicht wurde oder sogar schon Bewerbungen eingegangen sind.

Die einzelnen Workflow-Phasen im Überblick

Neu: Hier landen alle neu eingegangenen Bewerbungen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Bewerbungen zu sichten und im Team zu bewerten.
Vorauswahl: In dieser Phase behältst du Bewerber im Prozess, deren Unterlagen dich überzeugt haben. Die anderen kannst du absagen.
Interview: Du planst und führst Gespräche mit vielversprechenden Bewerbern. Termine werden in dieser Phase koordiniert.
Angebot: Bewerber in dieser Phase haben ein Angebot erhalten – eventuell noch mit Verhandlungen.
On-Board: Die Entscheidung ist gefallen! Du beginnst mit der Planung der ersten Schritte für das neue Team-Mitglied.
Eingestellt: Hier findest du deine erfolgreichen Einstellungen auf einen Blick.
Abgesagt: Bewerbungen, die nicht zur Stelle passen, landen in dieser Phase – inklusive individuell gestaltbarer Absageprozesse.

Diese Hauptschritte sind systemseitig vorgegeben. Individuelle Unterpunkte kannst du selbst anlegen.

Wo verwaltest du Workflows?

Die Verwaltung erfolgt unter:

Einstellungen → Individualisierung → Bewerbungsprozesse

Zugriffsrechte & Sichtbarkeit von Bewerbungen

Damit Nutzer:innen Bewerbungen sehen können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

Job-Team-Zuweisung
Korrekte Workflow-Berechtigungen

Die Berechtigungen werden unter Einstellungen → Benutzerverwaltung → Rollen über das Stiftsymbol der jeweiligen Rolle angepasst.

Hinweis: Individuelle Workflow‑Einstellungen pro Rolle

Rollenrechte beziehen sich immer auf den konkret zugeordneten Workflow eines Jobs. Das bedeutet: Wenn ein Job mit dem Workflow ABC verknüpft ist, müssen in der Rolle genau für diesen Workflow ABC die passenden Schrittfreigaben hinterlegt sein.

Für eine saubere Rechtevergabe lohnt sich daher immer ein kurzer Doppelcheck:

Welcher Workflow ist dem Job zugeordnet?
Die Einsicht des dem Job zugewiesenen Workflows findest du direkt im Job unter dem Reiter „Übersicht“.
Sind in der Rolle die Berechtigungen genau für diesen Workflow korrekt gesetzt?
Unter der Bewerbungsprozess- Zugriffsverwaltung kannst du definieren, welche Rollen auf die verschiedenen Bewerbungsprozessschritte zugreifen dürfen.

So stellst du sicher, dass dein Team alle relevanten Schritte sieht und reibungslos arbeiten kann.

Berechtigungen für die Bearbeitung aktiver Workflows

Bearbeiten dürfen:

Nutzer:innen mit dem Rollenrecht „Bewerbungsprozesse verwalten“

Nicht bearbeitbar:

Standard-Workflows

🆕 Neue Funktion: Workflows auch nach Job-Erstellung bearbeiten

Bisher konnten Workflows nach Veröffentlichung eines Jobs nicht mehr geändert werden. Das ist jetzt anders: Aktive Workflows können bearbeitet werden – selbst wenn bereits Bewerbungen eingegangen sind.

Wann ist ein Workflow „aktiv“?

Ein Workflow wird aktiv, sobald mindestens eine Bewerbung eingegangen ist.

Bearbeitbarkeit nach Status:

Job im Entwurf → voll editierbar
Job veröffentlicht → voll editierbar
Job promotet, keine Bewerbungen → voll editierbar
Erste Bewerbung eingegangen → Workflow wird aktiv
Auch nach Ablehnung, Onboarding oder Job-Schließung bleibt der Workflow aktiv

Was kann in aktiven Workflows bearbeitet werden?

1. Schritt-Namen ändern

Die Umbenennung der Schritt-Namen ist möglich. Änderungen wirken sofort in:

Bewerberdetails
Reporting
Filtern
Exporten
Jobliste

2. Schritte neu anordnen

Per Drag & Drop verschiebbar.

Wichtig:

Kandidat:innen bleiben im aktuellen Schritt
Neue Reihenfolge gilt für zukünftige Bewegungen
Änderungen werden in der Historie dokumentiert

3. Neue Schritte hinzufügen

Neue Schritte können an jeder Position eingefügt werden.