Der KI Screening Assistant unterstützt Unternehmen dabei, Bewerbungen effizienter und objektiver zu prüfen. Gleichzeitig erfüllt er hohe Anforderungen an Datenschutz, Transparenz, Compliance und die Vorgaben des EU‑KI‑Gesetzes. Die folgenden Punkte fassen alle rechtlich relevanten Informationen strukturiert zusammen.
1. Aktivierung & Verantwortlichkeiten
Die Nutzung des KI Screening Assistant ist optional und wird durch Administrator:innen gesteuert.
Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert und muss bewusst aktiviert werden.
Unternehmen sind verpflichtet, Bewerber:innen vorab zu informieren, dass ihre Daten durch KI verarbeitet werden können.
Beim Aktivieren wird automatisch ein entsprechender Hinweis in die Datenschutzerklärung eingefügt.
Unternehmen entscheiden selbst, ob der KI Screening Assistant nur neue oder auch bestehende Bewerbungen bewertet.
2. Datenschutz & DSGVO‑Konformität
Der KI Screening Assistant folgt strikt dem Prinzip der Datenminimierung.
Nicht verarbeitet / nie übermittelt werden:
Name
E‑Mail
Telefonnummer
Adresse
Geburtsdatum
Geschlecht
Nationalität
Behinderung
Foto
akademische Titel
Verarbeitet werden ausschließlich:
Berufserfahrung
Ausbildung
Sprachen
Fähigkeiten
Führerscheine
Profilzusammenfassung
Antworten aus dem Vorausscreening
Weitere Datenschutzaspekte:
Rohdokumente (z. B. PDF‑Lebensläufe) werden niemals an das LLM übermittelt.
Eine Re‑Identifizierung kann technisch nie vollständig ausgeschlossen werden, insbesondere bei Freitextfeldern.
Empfehlung: Bewerber:innen sollten in Freitextfeldern keine Identifikationsmerkmale angeben.
3. EU‑KI‑Gesetz (EU AI Act) & rechtliche Einordnung
KI im Recruiting gilt grundsätzlich als Hochrisiko‑KI.
Der KI Screening Assistant fällt jedoch unter die Ausnahmen, da er ausschließlich eine eng begrenzte, vorbereitende Aufgabe übernimmt.
Menschliche Aufsicht ist jederzeit gewährleistet:
keine automatisierten Entscheidungen
keine automatisierten Ablehnungen
keine automatisierten Statuswechsel
Geschützte Merkmale (Alter, Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit, Behinderung) werden vollständig ausgeschlossen.
Prüfpfad & Erklärbarkeit: Jede Bewertung wird begründet und auf konkrete Textstellen im Profil zurückgeführt.
4. LLM‑Sicherheit & Daten‑Governance
Einsatz eines OpenAI‑Modells, gehostet auf Microsoft Azure‑Servern in der EU.
Daten werden nicht gespeichert und nicht für Trainingszwecke verwendet.
Vertragliche Vereinbarungen schließen die Nutzung von Eingabe‑ oder Ausgabedaten für das Training aus.
Alle LLM‑Aufrufe erfolgen serverseitig.
API‑Schlüssel gelangen nie ins Frontend.
5. Verantwortung für Auswahlkriterien
Der KI Screening Assistant prüft Kriterien auf Bias, Klarheit und Rechtskonformität.
Bei unzulässigen Kriterien (z. B. Nationalität, Alter) erfolgt eine Warnung.
Die endgültige Verantwortung für rechtlich zulässige Kriterien liegt beim Unternehmen bzw. den Nutzer:innen.
6. Auditierung, Protokollierung & Compliance
Alle KI‑Bewertungen werden vollständig dokumentiert.
Gespeichert werden:
Version
Hash
Modell
Prompt
Zeitstempel
Ergebnis
Begründung
Weitere Compliance‑Funktionen:
LangFuse‑Observability für LLM‑Tracing
DSAR‑Export: Auskunftsersuchen enthalten vollständige KI‑Bewertungsdaten sowie alle manuellen Überschreibungen
Überschreibungen werden mit Name, Aktion und Begründung dokumentiert
Audit‑Trail wird 6 Monate gespeichert
Mustervorlage für die Datenschutzbestimmungen
KI-gestütztes Bewerbungs-Screening
Nach Absendung Ihrer Bewerbung an uns kann diese mit Hilfe von KI ausgewertet werden. Dabei werden strukturierte Informationen aus Ihrem Bewerbungsprofil automatisiert mit den von uns für die jeweilige Stelle definierten Kriterien abgeglichen. Das System gibt für jedes Kriterium eine Einschätzung aus, ob eine vollständige Übereinstimmung, eine teilweise Übereinstimmung, keine Übereinstimmung oder eine mangels Datenlage nicht beurteilbare Übereinstimmung vorliegt.
Das System verarbeitet ausschließlich strukturierte, technisch vordefinierte Felder Ihres Bewerbungsprofils. Dazu gehören insbesondere Angaben zur Berufserfahrung (Unternehmen, Position, Branche, Karrierestufe, Zeiträume sowie ggf. enthaltene Beschreibungen), Ausbildung, Sprachkenntnisse, Fähigkeiten, Führerscheinklassen, eine ggf. vorhandene Profilzusammenfassung sowie Ihre Antworten auf im Rahmen des Bewerbungsprozesses gestellte Vorauswahlfragen. Nicht an das System übermittelt werden insbesondere direkte Identifikatoren wie z.B. Ihr Name, Ihre Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift), Ihr Geburtsdatum, Ihr Geschlecht, Ihre Staatsangehörigkeit, Angaben zu einer etwaigen Behinderung, sowie Ihr Foto.
Die an das KI-Modell übermittelten Daten sind im Ergebnis technisch so aufbereitet, dass eine Identifizierung Ihrer Person im Regelfall nicht möglich ist. Eine Identifizierung kann jedoch in Ausnahmefällen nicht vollständig ausgeschlossen werden, insbesondere wenn Freitextfelder (z. B. Beschreibungen von Berufserfahrungen oder Antworten auf Vorauswahlfragen) Angaben enthalten, die eine direkte oder indirekte Identifizierung ermöglichen, oder wenn die übermittelten Informationen aufgrund ihrer Kombination oder Besonderheit faktisch nur einer einzigen Person zugeordnet werden könnten (z. B. eine sehr spezifische Berufsbiografie). Wir empfehlen Ihnen daher, in Freitexteingaben auf die Angabe direkter Identifikationsmerkmale zu verzichten.
Die Auswertung durch das KI-System dient ausschließlich der Unterstützung unserer Nutzer:innen bei der Sichtung eingehender Bewerbungen. Alle Einstellungsentscheidungen werden ausschließlich von Menschen getroffen. Das System trifft keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO; insbesondere werden Bewerbungen durch das System weder automatisch abgelehnt noch automatisch weitergeleitet. Unsere Recruiter:innen können die Einschätzungen des Systems jederzeit einsehen, hinterfragen und manuell übersteuern.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Bewerbungsdaten im Rahmen des KI-gestützten Bewerbungs-Screenings ist unser berechtigtes Interesse an einem effizienten und strukturierten Recruiting-Prozess gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dabei haben wir berücksichtigt, dass das System ausschließlich beratenden Charakter hat, keine automatisierten Entscheidungen trifft und der Einsatz auf die für eine Eignungsbeurteilung sachlich relevanten Profilfelder beschränkt ist.
Das System wird von unserem Auftragsverarbeiter, der softgarden e-recruiting GmbH, betrieben. Zur Verarbeitung wird ein Large Language Model (LLM) des Anbieters OpenAI eingesetzt, das über die Microsoft Azure-Infrastruktur auf Servern innerhalb der EU bereitgestellt wird. Eine Nutzung Ihrer Daten für das Training von KI-Modellen ist vertraglich ausgeschlossen.
Eine Speicherung Ihrer Daten im KI-Modell selbst findet nicht statt. Die zur Auswertung an das KI-Modell übermittelten Daten werden dort nur zum Zweck des Screenings verarbeitet und anschließend direkt gelöscht.
Die im Rahmen des Screenings erzeugten Bewertungsdaten werden in einem separaten Audit-Trail gespeichert. Dieser protokolliert für jede Bewerbung und jedes Bewertungskriterium das Ergebnis der KI-Einschätzung, die zugehörige Begründung sowie technische Metadaten und dient damit der Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der KI-gestützten Auswertung. Der Audit-Trail wird für einen Zeitraum von sechs Monaten auf einem separaten System (außerhalb des KI-Modells) gespeichert.
Im Übrigen erfolgt die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der allgemeinen Löschfristen im Bewerbungsprozess (siehe Ziffer 6 dieser Datenschutzinformation).