Wenn sich Bewerber über die softgarden‑Bewerbungsmaske bewerben, ist die Möglichkeit zur Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise bereits integriert. Aufgrund dieser rechtlichen Grundlage wird nach der Bewerbung automatisch das Bewerbungsdatum als Zeitpunkt der Kenntnisnahme innerhalb der Bewerbung gespeichert.
Es gibt jedoch Bewerbungen, bei denen kein Datum eingetragen ist und somit keine Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise vorliegt:
Bewerbungen, die manuell durch Mitarbeiter im softgarden‑System hochgeladen wurden
Bewerbungen, die per E-Mail an das System weitergeleitet wurden
Bewerbungen, die über ein externes Portal eingegangen sind, das ein eigenes Bewerbungsformular nutzt
1. Manuell hochgeladene Bewerbungen
Für diese Bewerbungen liegt zum Zeitpunkt des Uploads keine Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise vor.
Wenn eine Bewerbung über „Bewerbung hinzufügen“ → „Manuell hinzufügen“ oder über den optionalen CV‑Upload hochgeladen wird, kannst du vor dem Abschließen des Vorgangs:
eine Eingangsbestätigung
und eine separate Aufforderung zur Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise
versenden.
Der Bewerber erhält damit zwei Nachrichten:
Eine Eingangsbestätigung über die erfolgreiche Hinterlegung der Bewerbung
Eine E-Mail mit einem individuellen Link zur Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise
2. Bewerbungen, die per E-Mail an das System weitergeleitet wurden
Auch hier ist eine Kenntnisnahme durch den Bewerber beim Eingang nicht möglich.
Bitte nutze anschließend innerhalb der Bewerbung unter „Bewerbung“ → „Übersicht“ → „Persönliche Daten & Bewerbungsdetails“ bei „Datenschutzhinweise“ das Brief‑Symbol, um eine Erinnerung zur Kenntnisnahme zu versenden.
Sobald der Bewerber:
den Link öffnet
das Häkchen setzt
und auf „Absenden“ klickt
wird das tagesaktuelle Datum in der Bewerbung gespeichert.
Wichtig: Der Link ist nur einmalig nutzbar. Sollte der Bewerber melden, dass der Link nicht funktioniert, muss eine neue E-Mail über denselben Weg ausgelöst werden.
3. Bewerbungen über externe Portale mit eigenem Bewerbungsformular
Wenn Bewerber ihre Unterlagen über externe Portale einreichen, die nicht auf die softgarden‑Formulare verlinken, ist eine Kenntnisnahme der softgarden‑Datenschutzhinweise nicht möglich.
Bitte gehe hier wie unter Punkt 2 beschrieben vor und versende eine separate E-Mail zur Kenntnisnahme.
Hinweis bei der Selbstbewerbung
Bei der Selbstbewerbung (Bewerber legt seine Bewerbung selbst an) haben Bewerber im Bewerbungsformular direkten Zugriff auf die Datenschutzhinweise.
Ein zusätzliches Bestätigungsfeld wird daher nicht angezeigt.
Ein erneuter Versand der Datenschutzhinweise ist nicht möglich, da die Einsicht bereits vor Abgabe der Bewerbung angeboten wurde.
Wichtiger Hinweis zu personalisierten Links
Links wie:
sind personalisierte Einmal‑Links, die:
nur für eine Bewerbung gelten
nur einmal nutzbar sind
nicht kopiert oder zwischen Bewerbungen wiederverwendet werden dürfen
Bitte nutze in E-Mail‑Vorlagen immer das entsprechende Macro, damit automatisch ein neuer, korrekter Link generiert wird.
Wie finde ich Bewerbungen ohne bestätigte Datenschutzhinweise?
Du findest alle betroffenen Bewerbungen im Bereich „Bewerbungen“ über die linke Navigationsleiste. In der Spalte „Update“ erscheint eine Hinweismarkierung, die du anklicken kannst.
Zusätzlich kannst du oben rechts über „Weitere Filter“ → „Aktualisierungen“ → „DSE nicht akzeptiert“ eine gefilterte Liste aller Bewerbungen ohne bestätigte Datenschutzhinweise anzeigen lassen.
