Wenn sich Bewerber über die softgarden Bewerbungsmaske bewerben, ist die Möglichkeit der Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise gegeben. Aufgrund dieser rechtlichen Grundlage ist dann nach der Bewerbung das entsprechende Bewerbungsdatum als Zeitpunkt der Kenntnisnahme innerhalb der Bewerbungen vermerkt.
Es gibt jedoch Bewerbungen, bei welchen kein Datum eingetragen ist und somit keine Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise gegeben ist:
Bewerbungen, welche manuell durch Mitarbeiter im softgarden-System hochgeladen wurden.
Bewerbungen, welche man per Mail an das System verschickt hat.
Bewerbungen, welche über ein externes Portal eingetroffen sind, welches ein eigenes Bewerbungsformular nutzt.
1. Bewerbungen, welche manuell durch Mitarbeiter im softgarden-System hochgeladen wurden.
Für diese Bewerbungen liegt seitens der Bewerber zum Zeitpunkt des Uploads der Bewerbung in Softgarden keine Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise vor.
Sobald eine Bewerbung oben rechts in einem Job über „Bewerbung hinzufügen“ manuell über „manuell hinzufügen“ oder den optionalen CV-Upload über das Feld in der Maske hinterlegt ist, kann man unten vor dem Abschließen des Vorgangs den Versand einer Eingangsbestätigung und den Versand einer separaten Aufforderung zur Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise verschicken.
Der Bewerber erhält damit zwei Nachrichten: Eine Eingangsbestätigung, welche ihm die Hinterlegung der Bewerbung im softgarden System anzeigt und eine E-Mail mit einem individuellen Link, worüber man die Datenschutzhinweise zur Kenntnis nehmen kann.
2. Bewerbungen, welche man per Mail an das System verschickt hat.
Wenn man in einem Job oben rechts über „Bewerbung hinzufügen“ die Mailweiterleitungsfunktion für das Hinzufügen von Bewerbungen nutzt, ist hier wie bei 1. die Kenntnisnahme seitens der Bewerber nicht möglich. Bitte nutze hier anschließend innerhalb der Bewerbung unter „Bewerbung“ > „Übersicht“ im Abschnitt „Persönliche Daten & Bewerbungsdetails“ bei „Datenschutzhinweise“ die Funktion über den Brief, eine Erinnerung an die Datenschutz-Kenntnisnahme einzureichen.
Sobald der Bewerber den Link geklickt, über die Maske das Häkchenfeld gesetzt und den Absenden-Button angeklickt hat, wird das tagesaktuelle Datum innerhalb der Bewerbung angezeigt. Bitte beachte, dass der Link nur einmalig nutzbar ist und ansonsten bei Rückmeldung des Bewerbers, dass der Link nicht nutzbar war, eine weitere Mail über den gleichen Weg ausgelöst werden muss.
3. Bewerbungen, welche über ein externes Portal eingetroffen sind, welches ein eigenes Bewerbungsformular nutzt.
Reichen Bewerber ihre Unterlagen über externe Portale ein, die nicht auf die softgarden‑Bewerbungsformulare verlinken, sondern ein eigenes Formular verwenden, ist eine Kenntnisnahme der softgarden‑Datenschutzhinweise nicht möglich.
Bitte gehe hier wie bei 2. vor und verschicke eine separate Mail für die Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise.
Wichtig
Bitte beachte in allen drei Fällen, dass es sich bei Links wie
um personalisierte Links handelt. Diese sind ausschließlich für eine Bewerbung und nur den einmaligen Gebrauch vorgesehen. Bitte kopiere daher diese Links nicht zwischen Bewerbungen und nutze in E-Mail-Vorlagen das entsprechende Macro, damit bei Anwendung der Vorlage für jeden Vorgang ein eigener Link erstellt werden kann.
Du findest alle Bewerbungen, bei welchen bislang keine Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise hinterlegt sind, innerhalb des Bereichs „Bewerbungen“ über die linke Navigationsleiste. Dort findest du in der Spalte „Update“ eine Hinweismarkierung, welche du anklicken und den entsprechenden Inhalt sehen kannst.
Zusätzlich kannst du oben rechts in der Liste über „Weitere Filter“ über „Aktualisierungen“, die Auswahl „DSE nicht akzeptiert“ und dem Klick unten rechts auf „Fortfahren“ alle betroffenen Bewerbungen als gefilterte Liste anzeigen lassen.
