Wenn eine Vorlage nicht global im System sichtbar sein soll, weil diese nur an spezielle Prozesse gebunden ist, zeigen wir dir im folgenden die Schritte zu dieser Einstellungsoption.
Ein typischer Anwendungsfall ist das Erstellen einer Absagevorlage: Diese Vorlage soll ausschließlich im Absagemenü erscheinen, damit sie in anderen Prozessen nicht versehentlich genutzt werden kann.
Im Bearbeitungs- und Erstellungsmenü von E-Mail-Vorlagen unter Einstellungen > Individualisierung > E-Mail Vorlagen kann man rechts mit den drei Punkten unter "Bearbeiten" eine Vorlage aufrufen und anpassen.
Im unteren Bereich unter "E-Mail-Vorlage zuweisen" gibt es die Option, "Workflow und Bewerbungsprozess".
Dieser Bereich kann genutzt werden, um bei einer Statusschrittverschiebung eine E-Mail-Vorlage zur Auswahl anzeigen zu lassen, sofern eine für den E-Mail-Versand vorgesehene Aktion im entsprechenden Prozess hinterlegt ist oder "Abgesagt" als Statusschritt ausgewählt ist.
Vorprüfung der Zuordnungsmöglichkeit für Prozessschritte
Überprüfe daher unter Einstellungen > Individualisierung > Bewerbungsprozesse zuerst, ob ein Prozessschritt eine der folgenden Aktionen zugewiesen bekommen hat:
Mailversand
Interview Termin ansetzen
Angebot erstellen
Nur diesen drei Aktionen kann eine E-Mail-Vorlage zur Auswahl zugewiesen werden, da bei diesen drei Aktionen beim Statuswechsel in diesen Schritt hinein ein Aktionsfenster für den Mailversand geöffnet wird.
Bitte beachte hier bei Mandantensystemen das oben rechts hinterlegte Drop-Down-Menü für die einzelnen Systeme (1.) und zusätzlich das Drop-Down-Menü für unterschiedliche Workflows (2.):
Du kannst nun im Menü für die E-Mail-Vorlage je nach Bedarf im unteren Bereich jedem infragekommenden Prozesschritt die Vorlage zuweisen. Bitte beachte hier, dass es sich um die Zuweisung des Zielschritts handelt:
Wenn dem Prozesschritt "Interview" die Aktion "Interview Termin ansetzen" hinterlegt ist, muss der Haken bei "Interview" gesetzt werden, da die Bewerbung in diesen Statusschritt bewegt wird.
Möchtest du unabhängig von Prozesschritten über "E-Mail schreiben" in der Bewerbung oben rechts oder über die drei Punkte in der Bewerbungsliste in einer Bewerbung jederzeit eine Mail schreiben, nutze bitte die Zuordnung "Neue E-Mail" und keine Prozesschritt-Zuordnung.
Funktion von "Bewerbungsprozess (Hauptgruppen)"
Du kannst eine Vorlage global allen möglichen Statusschritten aller Prozesse zuordnen.
Wenn eine Vorlage beispielsweise für alle Interview-Schritte aller Prozesse infrage kommt, setze unter "Bewerbungsprozess (Hauptgruppen)" ein Häkchen. Dies sorgt dafür, dass bei allen unter "Benutzerdefinierte Bewerbungsprozesse" gelisteten Prozessen das Häkchen automatisch gesetzt wird.
Möchtest du hingegen eine Vorlage einzig einem einzigen Prozessschritt zuordnen, kannst du diese unter "Benutzerdefinierte Bewerbungsprozesse" einsehen und da einzeln das Häkchen setzen.
Ein Anwendungsbeispiel wäre hier eine Vorlage für eine Intervieweinladung für Auszubildende. Diese Vorlage ist nicht für alle Bewerbungsprozesse notwendig, sondern wird nur in einem speziellen Auszubildenden-Prozess benötigt. Dies sorgt dafür, dass diese Vorlage nicht versehentlich in anderen Jobs ausgewählt werden kann.