In softgarden werden Eingangsbestätigungen standardmäßig mandantenbezogen gesteuert. Diese globalen Vorlagen gelten systemweit für alle Jobs, sofern keine abweichenden Einstellungen vorgenommen werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, individuelle Eingangsbestätigungen pro Job zu hinterlegen, um Bewerbenden je nach Ausschreibung eine passgenaue Nachricht zukommen zu lassen.
Mandantenbezogene (globale) Eingangsbestätigungen
Die globalen Eingangsbestätigungen werden zentral in den Einstellungen gepflegt und gelten für alle Bewerbungen, sofern keine job‑spezifische Vorlage aktiv ist.
Du kannst automatisierte Eingangsbestätigungen im Bereich Einstellungen → Individualisierung → Automatisierte E‑Mails unter „Eigene Einstellungen bei Eingangsbestätigungen verwenden“ über den Schalter aktivieren und anschließend die gewünschte E‑Mail‑Vorlage für interne und externe Eingangsbestätigungen auswählen.
Hinweis: In einem Mandantensystem müssen automatische Eingangsbestätigungen pro Mandant separat aktiviert werden.
Individuelle Eingangsbestätigungen pro Job (optionale Einstellung)
Neben den globalen Vorlagen kannst du für jeden einzelnen Job eine eigene Eingangsbestätigung für interne und externe Bewerbende hinterlegen. Diese Einstellung ist optional und überschreibt die mandantenbezogene Vorlage ausschließlich für diesen Job.
Wo wird die job‑spezifische Eingangsbestätigung eingestellt?
Im Job‑Erstellungsmenü unter Schritt 4, oder
bei einem bereits veröffentlichten Job im Reiter „Übersicht“.
Die Eingangsbestätigung gilt ausschließlich für diesen Job und kann getrennt für externe und interne Bewerbende definiert werden. Über den Schieberegler kann die individuelle Eingangsbestätigung jederzeit wieder deaktiviert werden, sodass anschließend automatisch wieder die globale Eingangsbestätigung greift.
Vorteile individueller Eingangsbestätigungen pro Job
Passgenaue Kommunikation — Bewerbende erhalten eine Nachricht, die exakt zur jeweiligen Ausschreibung passt. Beispiel: Für eine Azubi‑Stelle kann die Eingangsbestätigung bewusst in der Du‑Form formuliert werden („Vielen Dank für deine Bewerbung – wir melden uns schnellstmöglich bei dir.“), während Führungspositionen weiterhin in der Sie‑Form angesprochen werden.
Mehr Professionalität — Unterschiedliche Rollen oder Fachbereiche können eigene Formulierungen nutzen, die besser zur jeweiligen Zielgruppe passen.
Flexibilität — Kampagnen, besondere Projekte oder zeitlich begrenzte Ausschreibungen können individuell adressiert werden, z. B. mit spezifischen Hinweisen oder besonderen Dankesbotschaften.
Employer Branding — Die Kommunikation kann je nach Jobzielgruppe optimiert werden, um die Arbeitgebermarke konsistent und zielgerichtet zu stärken. Beispiel: Für kreative Bereiche kann eine lockerere Tonalität gewählt werden, während technische Rollen eine sachlichere Ansprache erhalten.
Wichtige Hinweise
Es gibt keine zentrale Übersicht, die zeigt, welche Vorlage in welchem Job hinterlegt ist.
Jede Vorlage muss im jeweiligen Job einzeln geprüft oder angepasst werden.
Einschränkung: Manuell hinzugefügte Bewerbungen
Wenn Bewerbungen manuell zu einem Job hinzugefügt werden (z. B. durch Upload eines Lebenslaufs oder manuelle Erfassung), wird immer die Standardeingangsbestätigung versendet. Die job‑spezifische Eingangsbestätigung wird in diesem Fall nicht berücksichtigt.