Es gibt drei notwendige Voraussetzungen, um eine Person im Teamchat mit der @-Funktion markieren zu können. Diese müssten unternehmensintern bei Berechtigungsfragen durch eine Person mit Administrator-Rolle geklärt werden:
Die Person muss im Jobteam hinterlegt sein oder die Admin-Rolle innehaben.
Ob die Person im Jobteam ist, kann man im Job unter „Übersicht“ bei der Ansicht des Jobteams einsehen.
Bitte beachte hierbei bei den Accountmarkierungen die rechte Markierung mit dem Plussymbol, falls es mehr als vier Jobteammitglieder gibt. Fährst du mit der Maus über die Zahl, siehst du die weiteren Personen im Jobteam.
Die Person benötigt über die Workflowstatus-Konfiguration der Rolle Zugriff auf den entsprechenden Bewerbungsschritt
Um die Bewerbung nach der Markierung mit der @-Funktion aufrufen zu können, benötigt die Rolle der betreffenden Person Zugriff auf den Workflowschritt der Bewerbung, in welcher sie sich aktuell befindet.
Um dies zu prüfen, greife bitte zuerst auf „Einstellungen“ -> „Benutzerverwaltung“ -> „Benutzer“ (https://app.softgarden.io/just-hire/settings/users/users) zu. Dort kannst du nach dem Account suchen und siehst in einer grauen Markierung die aktuelle Rolle. Unter „Einstellungen“ -> „Benutzerverwaltung“ -> „Rollen“ (https://app.softgarden.io/just-hire/settings/users/roles) kannst du mit dem Klick auf den Stift bei der Rolle die Workflowschrittzuweisung einsehen und verändern.
Bitte beachte zwingend das ausklappbare Menü „Benutzerdefinierte Bewerbungsprozesse“, überprüfe hier, ob Du alle intern benötigten Workflowschritte freigeschaltet hast. Welcher Workflow für den Job gilt, in welchem die Bewerbung liegt, siehst du im Job unter „Übersicht“ im Bereich „Grundlegende Informationen“.
Bitte beachte zusätzlich, dass trotz Mailbenachrichtigung an die entsprechende Person das Zugriffsrecht erlischt, sobald die Bewerbung nachfolgend wieder in einen Workflowschrittstatus verschoben wird, auf welchen die Person über die Zuweisung nicht mehr zugreifen darf. Der Zugang ist daher möglicherweise nicht dauerhaft.
Diese Voraussetzung ist nicht notwendig, sofern es um den Teamchat in Jobs direkt und nicht um den Teamchat in Bewerbungen geht.
Die Rolle der Person benötigt das Zugriffsrecht auf die Teamchatkommentare über den Rollenrechtekonfigurator
Nur wenn die Rolle der Person grundsätzlich das Zugriffsrecht auf den Teamchat hat, kann die Person mit @ markiert werden.
Um dies zu prüfen, greife bitte zuerst auf „Einstellungen“ -> „Benutzerverwaltung“ -> „Benutzer“ (https://app.softgarden.io/just-hire/settings/users/users) zu. Dort kannst du nach dem Account suchen und siehst in einer grauen Markierung die aktuelle Rolle. Unter https://my.softgarden.io/de/management/roles ann man als Admin rechts bei der entsprechenden Rolle mit den drei Punkten das Bearbeitungsmenü der Rollenrechte aufrufen.
Hier müssen im Abschnitt „Bewerbungen beurteilen“ die Rechte „Kommentare sehen (Team Chat)“ und je nach Bedarf auch „Kommentare einreichen (Team Chat)“ gesetzt sein, um eine Mitarbeit über diesen Toolbereich zu gewährleisten.
Nur wenn diese drei Grundvoraussetzungen gegeben sind, ist es möglich, dass die Person auf den Teamchatkommentar zugreifen kann und die Markierung im System über die @-Funktion ausgelöst werden kann. Ob bei dieser Markierung eine Benachrichtigungsmail ausgelöst wird, kann jede Person für den eigenen Account selbst eintragen. Dies ist rechts oben unter „Dein Konto“ -> „Benachrichtigungen“ -> „Inhalt der E-Mails“ (https://app.softgarden.io/just-hire/mpg/account/notifications/mailingContent)einstellbar.
Sofern im danebenliegenden Reiter „E-Mail Einstellungen“ (https://app.softgarden.io/just-hire/mpg/account/notifications/mailing) der Bereich „Separate Benachrichtigungs-E-Mails“ aktiviert wurde (Abbildung 1), kann man unter „Inhalt der E-Mails“ mit dem Bearbeiten-Button (Abbildung 2, Nr. 1) unter „Neue Kommentare zu einer Bewerbung“ den Haken bei „Benachrichtigung, wenn du erwähnt wirst“ setzen (Abbildung 2, Nr. 2).
Abbildung 1: „Dein Konto“ -> „Benachrichtigungen“ -> "E-Mail Einstellungen"
Abbildung 2: „Dein Konto“ -> „Benachrichtigungen“ -> "Inhalt der E-Mails"
Nachfolgend wird man, sobald man in Bewerbungen oder in Jobs mit der @-Funktion erwähnt wird, mit einer automatischen Benachrichtigungsmail informiert.