Die Allgemeine Benutzerverwaltung ist die zentrale Oberfläche zur Verwaltung aller Benutzerkonten in softgarden.
Sie gilt global für das gesamte Bewerbermanagementsystem sowie alle Zusatzprodukte. Unabhängig davon, in welchem Modul oder Bereich ein Benutzer aktiv ist – hier werden alle Accounts zentral verwaltet.
In dieser Benutzerverwaltung können Benutzerkonten angelegt, gelöscht oder bearbeitet werden. Zusätzlich lassen sich Rollen zuweisen und Einladungsmails erneut versenden.
Zugriff auf die Allgemeine Benutzerverwaltung
Über das Menü
In softgarden einloggen
In der oberen schwarzen Menüleiste „Benutzer verwalten“ auswählen
Direktlink
Benutzerstatus: „Erstellt“ und „Aktiv“
Neu eingeladene Nutzer erscheinen sofort in der Allgemeinen Benutzerverwaltung – auch dann, wenn sie die Einladung noch nicht angenommen haben.
Erstellt: Der Benutzer wurde eingeladen, hat aber noch kein Passwort gesetzt und sich noch nicht in softgarden eingeloggt.
Aktiv: Der Benutzer hat die Einladung angenommen, ein Passwort vergeben und sich erstmals in softgarden angemeldet.
Erst nach diesem ersten Login erscheint der Benutzer zusätzlich in der regulären Benutzerübersicht des ATS.
Benutzer verschieben (Mandantenwechsel)
Das Verschieben eines Benutzers zwischen Untermandanten und Hauptmandanten ist hier nicht möglich.
Diese Funktion steht ausschließlich in der ATS‑Benutzerverwaltung zur Verfügung:
Pfad: Einstellungen → Benutzerverwaltung → Benutzer
In der Zeile des Benutzers auf die drei Punkte klicken → „Benutzer verschieben“
Verwaltungsfunktionen
Über die drei Punkte am rechten Rand der jeweiligen Benutzerzeile stehen Administratoren mehrere wichtige Verwaltungsaktionen zur Verfügung. Diese ermöglichen eine schnelle Bearbeitung und Pflege von Benutzerkonten:
Rollen zuweisen
Hier können einem Benutzer eine oder mehrere Rollen zugeordnet werden. Die Rollen bestimmen, welche Berechtigungen der Benutzer im System hat. Wird mehr als eine Rolle vergeben, gilt immer die höchste Rolle. Änderungen wirken nach dem Speichern und einer Neuanmeldung des Benutzers.
Passwort zurücksetzen E-Mail senden
Mit dieser Funktion wird eine E-Mail an den Benutzer gesendet, über die er ein neues Passwort festlegen kann. Dies ist hilfreich, wenn ein Benutzer sein Passwort vergessen hat oder aus Sicherheitsgründen ein neues vergeben soll.
Benutzer löschen
Über diese Option kann ein Benutzerkonto vollständig entfernt werden. Gelöschte Benutzer können sich nicht mehr anmelden. Diese Aktion sollte nur durchgeführt werden, wenn der Zugang dauerhaft nicht mehr benötigt wird.
Einladungsmail erneut versenden
Falls ein Benutzer die ursprüngliche Einladung nicht erhalten hat oder die E-Mail verloren gegangen ist, kann die Einladung erneut versendet werden. Der Benutzer erhält dann nochmals den Link, um sein Passwort zu setzen und den Zugang zu aktivieren.
Info: Der Link ist 24 Stunden gültig.
Filter- und Sortiermöglichkeiten
Um die Benutzerverwaltung auch bei vielen Accounts übersichtlich zu halten, stehen verschiedene Filter und Sortieroptionen zur Verfügung. Diese helfen dabei, gezielt bestimmte Benutzer zu finden oder die Ansicht nach Bedarf zu strukturieren.
Filtermöglichkeiten
Mit den verfügbaren Filtern kann die Liste der Benutzer schnell eingegrenzt werden:
Unternehmen: Zeigt nur Benutzer eines bestimmten Unternehmens bzw. Mandanten an. Besonders hilfreich in Multi‑Mandanten‑Strukturen.
Rolle: Filtert nach zugewiesenen Rollen (z. B. Admin, Recruiter, Reviewer). Ideal, um z. B. alle Administratoren oder alle Nutzer mit bestimmten Rechten zu finden.
Name oder E‑Mail‑Adresse: Ermöglicht eine direkte Suche nach einzelnen Benutzern. Bereits wenige eingegebene Zeichen reichen aus, um die Liste zu reduzieren.
Sortiermöglichkeiten
Es stehen zudem zusätzliche Sortieroptionen zur Verfügung, um die Benutzerliste alphabetisch zu ordnen:
Vorname (aufsteigend)
Vorname (absteigend)
Nachname (aufsteigend)
Nachname (absteigend)
E‑Mail (aufsteigend)
E-Mail (absteigend)
Diese Sortierungen erleichtern insbesondere in großen Teams die Navigation und helfen dabei, Benutzer schnell zu finden oder Listen strukturiert zu prüfen.
Neue Benutzer einladen
Über den Button „Einladen“ können neue Benutzer direkt in die Allgemeine Benutzerverwaltung aufgenommen werden. Beim Einladen wird eine E‑Mail an die angegebene Adresse des neuen Benutzers gesendet. Diese enthält einen Link, über den der Benutzer sein Passwort setzen und den Zugang aktivieren kann.
Sobald die Einladung verschickt wurde, erscheint der neue Benutzer sofort in der Übersicht – allerdings zunächst mit dem Status „Erstellt“. Dieser Status bedeutet, dass der Benutzer zwar angelegt und eingeladen wurde, die Einladung jedoch noch nicht angenommen hat.
Ein Benutzer bleibt so lange im Status „Erstellt“, bis er:
die Einladung öffnet,
ein eigenes Passwort vergibt und
sich erstmals erfolgreich in softgarden anmeldet.
Erst nach diesem ersten Login wechselt der Status zu „Aktiv“. Ab diesem Zeitpunkt erscheint der Benutzer zusätzlich in der regulären Benutzerübersicht des ATS.
Über die Allgemeine Benutzerverwaltung können Administratoren außerdem jederzeit die Einladung erneut versenden, falls der Benutzer die ursprüngliche E‑Mail nicht erhalten oder übersehen hat.
