Über softgarden können Stellenanzeigen automatisch an die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit übermittelt werden. Damit die HR‑BA‑XML‑Schnittstelle genutzt werden kann, müssen Unternehmen zunächst bestimmte Schritte direkt bei der Bundesagentur für Arbeit durchführen. Anschließend kann die Schnittstelle in softgarden aktiviert werden.
Voraussetzungen und Vorbereitungen bei der Bundesagentur für Arbeit
1. Registrierung als Unternehmen
Falls noch kein Arbeitgeberkonto existiert, muss das Unternehmen zunächst registriert und per Brief‑PIN verifiziert werden: https://www.arbeitsagentur.de/eservices-unternehmen
Wichtig für die Schnittstelle:
Der Arbeitgeberaccount muss im BA‑System den Status „betreut“ haben.
Falls dies nicht der Fall ist, kann der Arbeitgeberservice telefonisch darum gebeten werden, den Account in Verbis entsprechend zu markieren.
Ein fester Ansprechpartner bei der Bundesagentur für Arbeit muss hinterlegt sein.
2. Kooperationsvertrag für die HR‑BA‑XML‑Schnittstelle anfordern
Für die Nutzung der Schnittstelle ist ein Kooperationsvertrag erforderlich. Dieser wird per E‑Mail angefragt: [email protected]
Textvorlage:
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir möchten zukünftig unsere Stellenanzeigen per HR‑BA‑XML‑Schnittstelle übermitteln. Bitte senden Sie uns den dafür notwendigen Kooperationsvertrag (Vereinbarung über die Nutzung und Verwertung von Daten, Informationen und Services der Bundesagentur für Arbeit über eine XML‑Schnittstelle). Unsere Arbeitgebernummer lautet: [XXXX]
Ansprechpartner bei der Bundesagentur für Arbeit: [XXXX]
Kontaktdaten/Anschrift: [XXXX]
Mit freundlichen Grüßen [XXXX]
3. Vertrag unterzeichnen und Zugangsdaten erhalten
Nach Rücksendung des unterschriebenen Vertrags stellt die Bundesagentur für Arbeit die für die Schnittstelle erforderlichen Daten bereit:
Zertifikat (.p12)
Passwort bzw. Zertifikat‑PIN (per Post)
Supplier‑ID
Allianzpartnernummer
Kundennummer
weitere technische Kenndaten
Diese Informationen werden später für die Aktivierung in softgarden benötigt.
Hinweise:
Das Zertifikat ist zeitlich befristet und muss jährlich erneuert werden.
Die Bundesagentur für Arbeit benötigt nach Vertragsrücksendung oft einige Tage, bis alle Daten aktiv sind.
Für Ausbildungsstellen muss das Unternehmen bei der Bundesagentur für Arbeit als ausbildungsberechtigt hinterlegt sein.
Hinweis: Die Schritte 1–3 müssen vollständig vom Unternehmen selbst durchgeführt werden. softgarden kann diese Schritte nicht übernehmen.
Funktionsweise der HR‑BA‑XML‑Schnittstelle
Die Schnittstelle übermittelt Stellenanzeigen automatisiert und verschlüsselt an die Bundesagentur für Arbeit. Dabei werden die Daten der Anzeige in ein XML‑Format übertragen, das dem technischen Standard der Bundesagentur für Arbeit entspricht. Nach der Übermittlung prüft die Bundesagentur für Arbeit die Anzeige und gibt einen Rückmeldestatus zurück, der in softgarden angezeigt wird.
Schnittstelle in softgarden aktivieren
Sobald alle Daten der Bundesagentur für Arbeit vorliegen, kann die Schnittstelle eingerichtet werden.
Aktivierung durch Administrator:
Pfad: Einstellungen → Jobbörsen → Bundesagentur für Arbeit
Folgende Informationen müssen hinterlegt werden:
Allianzpartnernummer
Kundennummer (10‑stellig)
Passwort bzw. Zertifikat‑PIN
Supplier‑ID
Zertifikatsdatei
Anschließend die Schnittstelle auf „Aktiv“ setzen.
Hinweise:
Die Schnittstelle muss für jeden Mandanten separat aktiviert werden.
Jeder Mandant benötigt ein eigenes Zertifikat der BA.
Stellenanzeigen an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln
Neue Jobs veröffentlichen
Beim Erstellen eines neuen Jobs kann im letzten Schritt der Reiter „Bundesagentur für Arbeit“ aktiviert werden.
Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden.
Vorbefüllte Informationen sollten geprüft und ggf. ergänzt werden.
Bestehende Jobs nachträglich übermitteln
Über „Weitere Stellenanzeigen schalten“ kann ein bereits veröffentlichter Job nachträglich an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt werden.
Aktiviere unter ‚Andere Kanäle‘ den Schalter für die Bundesagentur für Arbeit.
Änderungen an bestehenden Anzeigen
Wenn eine an die Bundesagentur für Arbeit übermittelte Stellenanzeige in softgarden geändert wird, werden die relevanten Daten erneut über die HR‑BA‑XML‑Schnittstelle an die Bundesagentur für Arbeit übertragen. Die Bundesagentur für Arbeit verarbeitet diese Daten als Aktualisierung der bestehenden Anzeige.
Deaktivieren einer Anzeige
Durch Deaktivieren der Schaltung zur Bundesagentur für Arbeit in softgarden wird die Anzeige auch bei der Bundesagentur für Arbeit deaktiviert.
Häufige Ablehnungsgründe der Bundesagentur für Arbeit
Die Bundesagentur für Arbeit lehnt Anzeigen ab, wenn Pflichtangaben fehlen oder unplausibel sind. Häufige Ursachen:
Arbeitsort und Bundesland passen nicht zusammen
Ausbildungsplatz wird ausgeschrieben, obwohl das Unternehmen nicht ausbildungsberechtigt ist
Vertragsbeginn liegt nach dem Vertragsende
Pflichtfelder sind unvollständig oder widersprüchlich