Ein Recruiting-Team ist eine vordefinierte Gruppe von Benutzern, die gemeinsam an einem Job arbeiten. Es ermöglicht eine strukturierte und effiziente Zusammenarbeit im Bewerbungsprozess – von der Sichtung bis zur finalen Entscheidung.
Praktisch: Ein Recruiting-Team kann mit nur einem Klick einem Job zugewiesen werden – so wird die gesamte Gruppe automatisch dem Job-Team hinzugefügt.
Vorteile eines Recruiting-Teams
Funktion | Beschreibung |
✅ Team-Zuweisung | Auswahl von Recruiter und Reviewer für bestimmte Stellen |
✅ Interne Kommunikation | Kommentarfunktion zur internen Abstimmung über Bewerbungen |
✅ Transparente Prozesse | Gemeinsame Freigabe- und Bewertungsprozesse im Recruiting-Team |
✅ Automatische Updates | Änderungen im Team wirken sich auf alle verbundenen Jobs automatisch aus |
Automatische Aktualisierung von Job-Zuordnungen
Wenn sich die Zusammensetzung eines Recruiting-Teams ändert – z. B. durch Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern – passt das System automatisch alle Zuordnungen in verknüpften Jobs (ab 27. Februar 2025) an.
Wichtig zu wissen:
Beim Löschen eines Recruiting-Teams bleiben die Mitglieder weiterhin den verknüpften Jobs zugewiesen – das Team als solches wird jedoch entfernt.
Die automatische Aktualisierung greift nur bei Jobs, die ab dem 27.02.2025 erstellt wurden. Frühere Jobs sind nicht betroffen.
So funktioniert’s im Detail
➕ Neues Recruiting-Team hinzufügen
Ein neues Recruiting-Team kann im Einstellungsbereich unter „Benutzerverwaltung“ → „Recruiting-Teams“ durch Klick auf den Button „+ Recruiting-Team erstellen“ hinzugefügt werden.
Beispiele für gängige Recruiting-Teamnamen
In der Praxis haben sich verschiedene gängige Bezeichnungen für Recruiting-Teams etabliert, die zur besseren Orientierung und Wiedererkennung beitragen. Hier einige typische Beispiele:
Nach Unternehmensstruktur
HR-Team Zentrale
Personalabteilung Nord
Nach Fachbereichen oder Abteilungen
Tech Recruiting
Sales Recruiting
Nach Rollen oder Funktionen
Recruiter & Hiring Manager
Talent Acquisition Team
Nach Standorten oder Organisationseinheiten
Recruiting-Team Berlin
Standort Süd
💡Tipp: Wähle Teamnamen so, dass sie für alle Beteiligten klar, konsistent und leicht zuzuordnen sind – insbesondere bei mehreren Standorten oder Organisationseinheiten. Einheitliche Namenskonventionen erleichtern die Verwaltung und fördern die Übersichtlichkeit im System.
➕ Benutzer zum Recruiting-Team hinzufügen
Öffne den Bereich „Einstellungen“ > "Benutzerverwaltung" > „Recruiting-Teams“.
Wähle ein bestehendes Team aus.
Über den Button „Benutzer hinzufügen“ öffnet sich ein Bestätigungsdialog:
Standardmäßig wird der Benutzer automatisch allen aktuell verknüpften Jobs des Teams zugewiesen.
Du kannst diese Option deaktivieren, wenn du nur das Team ohne Job-Zuweisung aktualisieren möchtest.
Bestätige mit „Hinzufügen & Speichern“.
➖ Benutzer aus dem Recruiting-Team entfernen
Entfernst du ein Mitglied, erscheint ein ähnliches Bestätigungsfenster.
Standardmäßig wird der Benutzer aus allen verbundenen Jobs entfernt.
Auch hier kannst du die Job-Zuweisungen beibehalten, indem du die Option deaktivierst.
Speichere deine Auswahl mit „Entfernen & Speichern“.
Unterschied zwischen Recruiting-Team und Job-Team
Merkmal | Recruiting-Team | Job-Team |
💼 Gültigkeitsbereich | Zentrale Verwaltung, kann mehreren Jobs zugewiesen werden | Wird pro Job individuell definiert |
🔄 Dynamik | Änderungen wirken sich automatisch auf Jobs aus (ab 27.02.25) | Änderungen sind manuell pro Job erforderlich |
🔔 Benachrichtigungen | Abhängig von Job-Team-Zugehörigkeit | Nur Mitglieder des jeweiligen Job-Teams erhalten Benachrichtigungen |
👥 Funktion | Organisatorische Gruppierung zur Team-Zuordnung | Operative Nutzerverwaltung pro einzelner Stelle |
👉 Fazit: Das Recruiting-Team dient der strukturierten Verwaltung von Zuständigkeiten, das Job-Team regelt die operativen Zugriffsrechte und E-Mail-Benachrichtigungen auf Job-Ebene.
Nutzung bei Tochtermandanten
Wenn du mit Tochtermandanten in softgarden arbeitest, beachte bitte Folgendes:
Recruiting-Teams sind mandantenspezifisch. Ein in einem Hauptmandanten erstelltes Team ist nicht automatisch in Tochtermandanten verfügbar.
Wenn ein Recruiting-Team übergreifend benötigt wird, muss es innerhalb jedes relevanten Mandanten separat angelegt werden.
Recruiting‑Teams mehreren Jobs gleichzeitig zuweisen
Du kannst einem Recruiting‑Team in einem Schritt mehreren Jobs zuweisen. Das reduziert manuellen Aufwand und beschleunigt die Einrichtung neuer Teams erheblich.
Wie funktioniert es?
In der Teamübersicht findest du neben Bearbeiten und Löschen eine dritte Aktion: Zu Jobs einladen.
Das Einladungsfenster zeigt nur die Jobs an, für die die Teammitglieder berechtigt sind.
Du kannst einzelne Jobs auswählen oder alle gefilterten Jobs markieren.
Nach einem Klick auf den Button "Einladung zu Job senden", werden alle Teammitglieder zu allen ausgewählten Jobs hinzugefügt:
Mitglieder, die bereits auf einem Job sind → werden übersprungen
Neue Mitglieder → erhalten eine Benachrichtigung