Ein strukturierter Bewerbungsprozess erfordert klare Zuständigkeiten, transparente Kommunikation und effiziente Zusammenarbeit. In softgarden übernimmt das Jobteam dabei eine zentrale Rolle: Es definiert, wer Zugriff auf Bewerbungen hat, wer benachrichtigt wird und wer aktiv an der Auswahl beteiligt ist.
Was ist ein Jobteam?
Ein Jobteam ist die Gruppe von Personen, die aktiv an der Besetzung einer konkreten Stelle mitwirkt. Es wird individuell pro Job zusammengestellt und besteht aus internen Benutzer:innen, die – abhängig von ihrer Rolle – Zugriff auf Bewerbungen erhalten und in den Auswahlprozess eingebunden sind.
Zum Jobteam gehören alle Personen, die am Recruitingprozess beteiligt sind – einschließlich der Person mit der Job-Inhaberfunktion.
Welche Aufgaben erfüllt ein Job-Team?
Das Jobteam übernimmt zentrale Funktionen im Bewerbungsprozess:
Sichtung und Bewertung von Bewerbungen: Mitglieder können Bewerbungen einsehen, kommentieren und bewerten.
Interne Kommunikation: Über die Kommentarfunktion erfolgt die Abstimmung direkt im System.
Benachrichtigungen: Teammitglieder werden automatisch über neue Bewerbungen und Statusänderungen informiert.
Zugriffssteuerung: Nur Mitglieder des Jobteams haben Zugriff auf die Bewerbungen der jeweiligen Stelle.
Die Rolle des Job-Inhabers
Die Job-Inhaberfunktion ist eine besondere Rolle innerhalb des Jobteams. Sie dient sowohl intern als auch gegenüber softgarden als zentrale Ansprechperson für den jeweiligen Job. Der Job-Inhaber übernimmt die organisatorische Verantwortung und verwaltet die Stellenausschreibung.
Wichtige Hinweise zur Job-Inhaberfunktion:
Nur Benutzer:innen mit der Rolle Administrator oder Recruiter (nicht „Recruiter (Fachbereich)“) können als Job-Inhaber festgelegt werden. Zusätzlich muss sichergestellt sein, dass über den Rollenrecht-Konfigurator die Rechte "Job erstellen" und "Job bearbeiten" gesetzt und gespeichert sind.
Bei der Nutzung von automatischen Absagen wird stets die Signatur des Job-Inhabers verwendet.
In individuellen Layouts kann die Job-Inhaberperson automatisch auf der Ausschreibung angezeigt werden.
Wer kann einem Jobteam hinzugefügt werden?
Ein Jobteam kann auf zwei Arten zusammengestellt werden:
Einzelne Benutzer:innen hinzufügen: Benutzer:innen mit einem softgarden-Account können gezielt eingeladen werden – z. B. Fachvorgesetzte oder Projektverantwortliche.
Recruiting-Team zuweisen: Ein vordefiniertes Recruiting-Team kann mit einem Klick dem Jobteam zugewiesen werden. Alle Mitglieder:innen dieses Teams erhalten automatisch Zugriff auf den Job.
Änderungen an einem Recruiting-Team wirken sich ab dem 27. Februar 2025 automatisch auf alle verknüpften Jobteams aus.
Hinweis: Beim Hinzufügen eines Recruiting‑Teams zu einem Jobteam wird ein Team nur einmalig angeboten. Wird es einmal hinzugefügt und später wieder entfernt, kann dieselbe Team‑Zuordnung nicht erneut über das Auswahlmenü vorgenommen werden.
In diesem Fall müssen die betreffenden Personen manuell im Jobteam hinterlegt werden.
Zusätzlich sollten die mandantenweise angelegten Recruiting‑Teams geprüft werden, da die Verfügbarkeit je Mandant variieren kann.
Wer darf ein Jobteam verwalten?
Nur Benutzer:innen mit bestimmten Rollen dürfen Kollegen oder Recruiting-Teams zu einem Job-Team hinzufügen oder daraus entfernen.
Erforderliche Rollen:
Recruiter
Administrator
Diese Rollen können:
Beim Erstellen eines Jobs das Jobteam definieren
Nachträglich Änderungen am Jobteam vornehmen
Einzelne Benutzer:innen oder ganze Recruiting-Teams hinzufügen oder entfernen
Benutzer:innen mit anderen Rollen können nur dann Änderungen am Jobteam vornehmen, wenn ihnen explizit das entsprechende Recht „Job-Team editieren“ zugewiesen wurde.
Technische Rahmenbedingungen
Die Einladung in ein Jobteam ist nur möglich, wenn der Job im eigenen Mandanten oder in einem untergeordneten Mandanten erstellt wurde. Eine Einladung zu Jobs in „Geschwister“- oder Hauptmandantenist nicht möglich, wenn die Benutzer:innen in einem Untermandanten angelegt sind.
Auf Wunsch eines Administrators kann ein Benutzeraccount in den Hauptmandanten verschoben werden, um mandantenübergreifende Einladungen zu ermöglichen.
Die Lesemarkierung von E-Mails (z. B. Bewerbungsbenachrichtigungen) ist accountbasiert und wird nicht zwischen Teammitgliedern synchronisiert.
Eine vollständige Übersicht über alle Bewerbungen – unabhängig von der Job-Team-Zugehörigkeit – ist ausschließlich mit einem Administrator-Account möglich.
Abgrenzung: Jobteam vs. Recruiting-Team
Merkmal | Jobteam | Recruiting-Team |
Ebene | Wird individuell pro Job definiert | Wird zentral in der Benutzerverwaltung angelegt |
Zusammensetzung | Einzelne Benutzer:innen und/oder Recruiting-Teams | Vordefinierte Benutzergruppen |
Zweck | Operative Zusammenarbeit an einem konkreten Job | Strukturierte Teamverwaltung für mehrere Jobs |
Dynamik | Änderungen manuell pro Job | Änderungen wirken sich automatisch auf verknüpfte Jobs aus (ab 27.02.2025) |
Benachrichtigungen | Nur Mitglieder:innen des jeweiligen Jobteams | Nur wenn das Recruiting-Team einem Jobteam zugewiesen ist |
Fazit
Das Jobteam ist ein zentrales Element im Bewerbungsprozess von softgarden. Es ermöglicht eine gezielte, rollenbasierte Zusammenarbeit an einzelnen Stellen und sorgt für klare Zuständigkeiten. Die Kombination aus individueller Benutzerzuweisung, der Integration von Recruiting-Teams und der klar definierten Jobeigentümerfunktion macht das Jobteam zu einem flexiblen und leistungsstarken Werkzeug – unter Berücksichtigung der systemseitigen Mandantenstruktur.