Damit eine E‑Mail‑Vorlage in softgarden gelöscht werden kann, müssen zuerst alle bestehenden Verknüpfungen entfernt werden. Dieser Artikel zeigt dir, wo Vorlagen eingebunden sein können, welche Abhängigkeiten gelöst werden müssen und wo du die E-Mail-Vorlage anschließend löschen kannst.
Verknüpfungen innerhalb der E‑Mail‑Vorlage entfernen
Bevor eine Vorlage gelöscht werden kann, müssen alle Zuweisungen innerhalb der Vorlage selbst entfernt werden.
Prüfe dazu folgende Bereiche:
Neue E‑Mail
E‑Mail‑Vorlage für das Transferieren von Bewerbungen
Workflow & Bewerbungsprozess
Solange die Vorlage an einer dieser Stellen aktiv eingebunden ist, bleibt die Löschfunktion gesperrt.
Verknüpfungen unter „Automatisierte E‑Mails“ entfernen
Unter Einstellungen → Automatisierte E‑Mails müssen alle Verknüpfungen zu der zu löschenden E-Mail-Vorlage entfernt werden – sowohl:
im Hauptmandanten,
als auch in Untermandanten, falls vorhanden.
Erst wenn die E-Mail-Vorlage dort nicht mehr als automatische Nachricht hinterlegt ist, kann sie gelöscht werden.
Wo E‑Mail‑Vorlagen gelöscht werden können
Sobald alle Verknüpfungen gelöst wurden, kannst du die Vorlage löschen unter:
Falls der Löschbutton weiterhin ausgegraut ist, besteht noch eine aktive Verknüpfung in einem der oben genannten Bereiche.
Hinweis zu Standard‑Vorlagen
Einige systemseitige Standard‑Vorlagen – z. B. „Absage sofort“ oder „Absage nach Gespräch“ – erscheinen nicht im Einstelllungsbereich „E‑Mail‑Vorlagen“. Diese können nicht von dir gelöscht, aber auf Wunsch durch deinen softgarden-Kundenbetreuer ausgeblendet werden.
Benötigte Rollenberechtigung
Um E‑Mail‑Vorlagen bearbeiten oder löschen zu können, benötigst du die Berechtigung "E‑Mail‑Vorlagen verwalten"
Tipp
Wenn du viele E-Mail-Vorlagen nutzt, lohnt sich eine regelmäßige Überprüfung:
Welche Vorlagen werden noch aktiv verwendet?
Welche sind veraltet?
Gibt es doppelte oder ähnliche Vorlagen?
So bleibt deine Kommunikation übersichtlich, konsistent und leichter zu pflegen.