Mit dieser Funktion können Formulare von mehreren Personen nacheinander ausgefüllt und unterschrieben werden.
In diesem Beispiel erstellen wir einen Arbeitsvertrag mit drei Beteiligten:
HR trägt die Vertragsdaten ein
Der Geschäftsführer unterschreibt
Der Mitarbeiter unterschreibt final
1. Formularvorlage erstellen
Erstelle eine neue Formularvorlage und aktiviere die Option „Formular mit mehreren Beteiligten“.
Für dieses Beispiel benötigst du die Rollen HR und Geschäftsführer und Mitarbeiter.
⚠️ HR und Geschäftsführer sind standardmäßig nicht im System enthalten und müssen einmalig angelegt werden.
Das ist bewusst so gestaltet: Neben den vordefinierten Rollen – Mitarbeiter, Buddy und Manager – kannst du eigene Rollen flexibel definieren, passend zu deinen internen Prozessen.
2. Fehlende Rollen anlegen
Wechsle in den Tab „Rollen“ und erstelle die benötigten Rollen. Für unser Beispiel „Arbeitsvertrag“ sind das:
HR
Geschäftsführer
Die Rolle „Mitarbeiter“ ist bereits systemseitig vorhanden und muss nicht neu erstellt werden.
Sobald die Rollen erstellt sind, kannst du zur Formularvorlage zurückkehren.
3. Formular mit Rollen konfigurieren
Wechsle zurück in den Tab „Formularvorlagen“ und öffne erneut den Dialog „Neue Formularvorlage erstellen“. Aktiviere wieder die Option „Formular mit mehreren Beteiligten“.
Jetzt kannst du die gewünschten Rollen auswählen:
HR
Geschäftsführer
Mitarbeiter
Klicke auf „Erstellen“.
4. Felder den Rollen zuweisen
Lade zunächst ein Word- oder PDF-Dokument hoch, das mit Feldern versehen werden soll. In unserem Beispiel ist das eine Arbeitsvertragsvorlage.
Oben in der linken Seitenleiste findest du ein Dropdown-Menü zur Auswahl der Rollen.
Wenn du nun Felder per Drag and Drop in das Dokument einfügst, werden diese automatisch der aktuell ausgewählten Rolle zugeordnet. Wechsle die Rolle im Dropdown, um Felder für eine andere Rolle hinzuzufügen.
Jede Rolle hat eine eigene Farbe. Diese wird im Dokument halbtransparent angezeigt, sodass du jederzeit erkennst, welcher Rolle ein Feld zugeordnet ist.
Du kannst die Rolle eines Feldes auch nachträglich ändern. Klicke dazu auf das Feld und wähle in den Einstellungen über den farbigen Kreis eine andere Rolle aus.
5. Formularvorlage speichern
Sobald du alle Felder den Rollen zugewiesen hast, klicke auf „Speichern“.
Die Formularvorlage steht dir nun in den Aufgabenvorlagen zur Verfügung und kann im nächsten Schritt eingebunden werden.
6. Aufgabenvorlage für jede Rolle erstellen
Wechsle nun in die Aufgabenvorlagen, um eine neue Vorlage zu erstellen.
Erstelle für jede der drei Rolle nun eine eigene Aufgabenvorlage. Für unser Beispiel „Arbeitsvertrag“ bedeutet das:
Aufgabe A: HR befüllt den Vertrag
Aufgabe B: Geschäftsführer unterschreibt
Aufgabe C: Mitarbeiter unterschreibt
Füge in jeder Aufgabenvorlage dieselbe Formularvorlage hinzu. Wähle anschließend pro Aufgabe die passende Formularrolle aus.
6.1 Erstellung der „Aufgabe A: HR befüllt den Vertrag“
Aufgabe zuweisen
Lege fest, wer die Aufgabe bearbeiten soll. Dafür stehen dir drei Optionen zur Verfügung:
1. Onboarding-Rolle
Die Aufgabe wird beim Start des Flows automatisch einer der Onboarding-Rollen – Mitarbeiter, Buddy oder Manager – zugewiesen.
2. Person
Die Aufgabe wird einer festen Person zugewiesen, die Arbeitsverträge vorbereitet.
ℹ️ In unserem Beispiel verwenden wir diese Option.
3. Gruppe
Die Aufgabe wird einer Gruppe zugewiesen. Jede Person in dieser Gruppe kann die Aufgabe übernehmen.
ℹ️ Auch diese Option wäre für dieses Beispiel valide.
Aufgabeninhalt definieren
Gib der Aufgabe einen Titel und eine Beschreibung. Beschreibe klar, was in dieser Aufgabe zu tun ist, damit die zuständige Person genau weiß, welche Informationen eingetragen oder geprüft werden müssen.
Formularvorlage und Formularrolle auswählen
Füge der Aufgabe ein neues Inhaltselement „Formular zur Unterschrift“ hinzu.
Wähle nun die passende Formularvorlage aus, in unserem Beispiel „Arbeitsvertrag“.
Wähle anschließend die Rolle „HR“ aus.
In unserem Beispiel übernimmt also Fatima die Rolle „HR“ und bearbeitet später die Felder, die dieser Rolle zugeordnet wurden.
6.2 Aufgabe B und Aufgabe C
Wiederhole diesen Schritt für die beiden weiteren Aufgabenvorlagen:
Aufgabe 2: Geschäftsführer unterschreibt
Weise diese Aufgabenvorlage dem Geschäftsführer zu (über Person), verwende dieselbe Formularvorlage und wähle die Formularrolle „Geschäftsführer“.
Aufgabe 3: Mitarbeiter unterschreibt
Weise diese Aufgabenvorlage dem Mitarbeiter zu (über Onboarding-Rolle) und verwende dieselbe Formularvorlage. In diesem Fall kann ausschliesslich die Formularrolle „Mitarbeiter“ ausgewählt werden.
7. Flowvorlage erstellen und Aufgaben hinzufügen
Erstelle eine Flowvorlage und füge die zuvor erstellten Aufgaben hinzu.
Achte dabei besonders auf den Zeitpunkt, zu dem die einzelnen Aufgaben starten. Die Aufgaben werden in der definierten Reihenfolge freigegeben. Eine Aufgabe wird frühestens zu ihrem eigenen Startzeitpunkt versendet und erst dann, wenn die vorherige Aufgabe vollständig abgeschlossen wurde.
Beispiel:
Aufgabe HR: startet 30 Tage vor dem ersten Arbeitstag
Aufgabe Geschäftsführer: startet 25 Tage vor dem ersten Arbeitstag
Der Geschäftsführer erhält also seine Aufgabe frühestens 25 Tage vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Wenn HR die Aufgabe zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgeschlossen hat, wartet die Aufgabe des Geschäftsführers, bis HR fertig ist.
Flowvorlage speichern und prüfen
Speichere die Flowvorlage und prüfe, ob alle Formularrollen vollständig und korrekt zugeordnet sind.
Für ein Formular mit mehreren Beteiligten muss jede benötigte Rolle durch eine eigene Aufgabe abgedeckt sein. In unserem Beispiel bedeutet das: HR, Geschäftsführer und Mitarbeiter müssen jeweils genau eine Aufgabe mit der passenden Formularrolle erhalten.
Wenn eine Rolle fehlt oder doppelt verwendet wurde, kann die Flowvorlage nicht abgespeichertt werden.
8. Flow starten
Dein Flow ist nun vollständig eingerichtet. Starte den Flow zum gewünschten Zeitpunkt und überprüfe den ggf. Ablauf.
Die Aufgaben werden automatisch in der definierten Reihenfolge an die jeweiligen Personen versendet, bis das Dokument vollständig ausgefüllt und unterschrieben ist.
Wichtiger Hinweis: Verwendung von Variablen
Dieser Hinweis ist nur relevant, wenn du das fertig ausgefüllte und unterschriebene Dokument in einer nachgelagerten Aufgabe weiterverwenden möchtest. In diesem Fall solltest du die Variable nur in der finalen Aufgabe setzen.
Warum?
Das Dokument wird bei jeder Aufgabe weiter aufgebaut. Erst wenn alle Beteiligten ihre Teile ausgefüllt und unterschrieben haben, ist das Dokument vollständig.
Wird die Variable bereits in einer früheren Aufgabe gesetzt, kann es passieren, dass ein unvollständiges Dokument weitergegeben wird.
Empfehlung: Setze die Variable in der letzten Aufgabe, in der das Dokument final vorliegt, zum Beispiel nach der Unterschrift des Mitarbeiters.