Funktionsbeschreibung
Die Feedback‑Funktion ermöglicht es, nach einem Interview automatisch eine E-Mail an den Kandidaten zu senden, um eine Rückmeldung zum Gespräch einzuholen. Der Versand erfolgt 24 Stunden nach dem in softgarden hinterlegten Interviewtermin.
Damit der Versand korrekt ausgelöst wird, kann im Workflow ein bestimmter Interview‑Schritt als Trigger definiert werden.
Trigger‑Schritt im Workflow festlegen
Im Workflow kann ein Interview‑Schritt ausgewählt werden, der den Versand der Feedback‑E-Mail auslöst. Es kann jeder Schritt verwendet werden, der die Aktion „Interview vereinbaren“ enthält.
Der ausgewählte Schritt wird im aktuell ausgewählten Workflow‑Bewerbungsprozess angezeigt, sodass jederzeit ersichtlich ist, welcher Schritt den Versand auslöst.
Verhalten bei Änderungen im Workflow
Wird der konfigurierte Interview‑Schritt später gelöscht, bleibt der Workflow weiterhin funktionsfähig. Das System wählt automatisch den ersten verfügbaren Interview‑Schritt als neuen Trigger aus.
Voraussetzungen
Damit die Funktion genutzt werden kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
1. Feedback-Solution erforderlich + Bewerber‑Feedback muss aktiviert sein
Die Funktion ist derzeit nur verfügbar, wenn die Feedback‑Solution gebucht ist und die Bewerber‑Feedbackabfrage im Kundenkonto aktiviert wurde.
2. Nutzung der Interviewfunktion
Nur Schritte mit der Aktion „Interview vereinbaren“ können als Trigger ausgewählt werden. Das System blendet automatisch alle anderen Schritte aus.
Ein Interview kann auf verschiedene Arten hinterlegt werden:
über den Smart Calendar
per Outlook‑Import
manuell im System
Wichtig ist, dass der Termin im Interview‑Schritt eingetragen ist.
3. Nur eine Feedbackabfrage pro Workflow
Pro Workflow – und damit pro Kandidat – wird genau eine Interview‑Feedbackabfrage versendet. Mehrere Feedbackanfragen innerhalb desselben Workflows sind nicht vorgesehen.
4. Berechtigungen
Die Einstellung kann vorgenommen werden von:
Administratoren
Nutzern mit der Berechtigung „Bewerbungsprozesse verwalten“
Es ist keine zusätzliche Berechtigung erforderlich.
Zusammenfassung
Der Versand der Feedback‑E-Mail erfolgt 24 Stunden nach dem hinterlegten Interviewtermin.
Der Trigger‑Schritt kann frei aus allen Interview‑Schritten im Workflow gewählt werden.
Die Interviewfunktion muss aktiv genutzt werden.
Pro Workflow wird nur eine Feedbackabfrage versendet.
Bei Änderungen am Workflow bleibt der Prozess stabil; das System wählt automatisch einen Ersatzschritt.
Die Konfiguration kann von Admins und berechtigten Nutzern vorgenommen werden.