Zweck der Freigabeprozesse
Du kannst Freigabeprozesse nutzen, um sicherzustellen, dass wichtige Stellen – wie z. B. der Betriebsrat oder die Schwerbehindertenvertretung – vor einer Einstellung zustimmen.
Über die Funktion zeitgesteuerte Freigabe kannst du zusätzlich festlegen, dass Bewerber automatisch freigegeben werden, wenn innerhalb einer bestimmten Frist keine Rückmeldung erfolgt.
Hinweis: Das Beispiel erklärt die Freigabe durch den Betriebsrat. Der Prozess ist jedoch universell und kann für jede Art von Freigabe genutzt werden – unabhängig vom Betriebsrat.
Aktivierung der Freigabeprozesse
Um Freigabeprozesse zu nutzen, musst du sie zuerst in den Einstellungen aktivieren:
Gehe zu Zusätzliche Funktionen → Allgemeine Einstellungen und aktiviere den Schalter bei Freigabeprozesse.
Optional kannst du hier auch den Zeitraum für die zeitgesteuerte Freigabe festlegen.
Workflow mit zusätzlichem Freigabe-Schritt erstellen
Bei der Erstellung deines individuellen Bewerbungsprozesses kannst du die Aktion „Freigabe“ hinzufügen.
Über „Neuen Bewerbungsschritt hinzufügen“ wählst du die gewünschte Gruppe aus (z. B. „Angebot“), in der die Freigabe erfolgen soll.
Vergib einen aussagekräftigen Namen und lege als Aktion „Freigabe“ fest.
Den neuen Bewerbungsprozess kannst du für alle zukünftigen Jobs nutzen.
Wichtig:
Bei bereits bestehenden Jobs kann der Workflow aus technischen Gründen nicht ausgetauscht werden.
Workflows, die bereits für Jobs genutzt werden und bei denen Bewerbungen vorliegen, können nicht mehr angepasst werden.
Weitere Details findest du im Artikel „Wie funktioniert der Bewerbungsprozess (Workflow)?“.
Ablauf eines Freigabeprozesses
Sobald du eine Bewerbung in den Freigabe-Schritt verschiebst, öffnet sich ein Formular.
Bestimme, wer die Freigabe erteilen soll, und ergänze bei Bedarf weitere Informationen.
Hinweis: Als Genehmiger kann jeder Nutzer ausgewählt werden, der über die Berechtigung „Bewerber freigeben“ verfügt.
Der Genehmiger erhält eine Benachrichtigung über die ausstehende Freigabe. Das Bewerbungsprofil wird markiert und die Informationen zur Genehmigung (inkl. Antragsteller und verantwortlichem Genehmiger) hinterlegt.
Bewerbungsprofil:
Übersicht der Bewerbungen:
Dashboard:
Freigabe oder Ablehnung erteilen
Öffne das Bewerbungsprofil.
Im Bereich „Status der Bewerbung“ findest du die Optionen „Freigeben“ und „Ablehnen“.
Nach deiner Auswahl öffnet sich ein Formular, in dem du deine Entscheidung begründen musst, damit der Prozess transparent bleibt.
Nach erfolgter Freigabe oder Ablehnung erhält der Antragsteller eine Benachrichtigung per E-Mail.
Das Bewerbungsprofil wird entsprechend markiert und die Informationen hinterlegt.
In der Historie kannst du den gesamten Genehmigungsprozess inklusive Kommentare einsehen.
FAQs
Kann ich eine Freigabe ändern oder einen anderen Genehmiger nachträglich auswählen? Ja, auf dem Bewerbungsprofil findest du unter den Infos zur ausstehenden Freigabe die Option „Anfrage erneut senden“.
Kann für unterschiedliche Freigaben ein unterschiedlicher Text im Kommentarfeld vordefiniert werden? Nein, es kann nur ein allgemeiner Text hinterlegt werden.