In der Onboarding Software ist das Einmalpasswort in der Preboarding-Phase standardmäßig aktiviert.
Was bedeutet das konkret?
Wenn in der Preboarding-Phase Aufgaben mit sensiblen Inhalten (z. B. personenbezogene Daten, Vertragsunterlagen etc.) versendet werden, gewährleistet das Einmalpasswort, dass ausschließlich die vorgesehenen neuen Mitarbeitenden auf diese Inhalte zugreifen können.
Das Einmalpasswort wird nach erstmaliger Eingabe für zwei Wochen im Browser des neuen Mitarbeitenden gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist wird ein neues Passwort abgefragt.
Wichtiger Hinweis:
Eine manuelle Deaktivierung der Einmalpasswort-Funktion in den Unternehmenseinstellungen ist möglich, wird jedoch ausdrücklich nicht empfohlen, sofern sensible Daten im Preboarding verarbeitet werden.
Sollte die Funktion dennoch deaktiviert werden, weist das System dich nochmals explizit darauf hin. Zusätzlich wird automatisch eine Benachrichtigung an alle Administratorinnen und Administratoren in deiner Onboarding Software versendet, aus der hervorgeht, wer die Funktion wann deaktiviert hat.