Mit dem Aufgabenbereich in softgarden kannst du dir selbst oder Kollegen gezielt Erinnerungen und To-dos erstellen – direkt im System und immer im Kontext deiner Bewerbungsprozesse. Ob allgemeine Aufgaben, bewerberbezogene To-dos oder jobbezogene Aufgaben: Du behältst alles im Blick.
Zugriffswege auf Aufgaben
Du kannst Aufgaben an mehreren Stellen im System einsehen und bearbeiten:
Über den linken Seitenbereich im Menüpunkt „Aufgaben“.
Innerhalb des Bereichs „Jobs“ (linke Menüauswahl) – hier kannst du Aufgaben direkt einem Job zuordnen.
Innerhalb des Bereichs „Bewerbungen“ über den Reiter „Aufgaben“ – hier kannst du bewerberbezogene Aufgaben verwalten.
Zusätzlich findest du Aufgaben auch im Reiter „Historie“ einer Bewerbung, wo alle erstellten und erledigten Aufgaben dokumentiert sind.
Aufgaben erstellen – Drei Möglichkeiten
1. Aufgaben direkt über den Seitenbereich erstellen
Diese Aufgaben können an ein bestimmtes Bewerberprofil oder einen Job gebunden sein. Der Bereich dient sowohl der Übersicht über alle aktiven und abgeschlossenen Aufgaben als auch deren Erstellung.
So funktioniert’s:
Navigiere über den linken Seitenbereich zum Menüpunkt „Aufgaben“.
Klicke oben rechts auf den blauen Button „+ Aufgabe erstellen“.
Wähle den Bereich „Bewerber“ oder „Jobs“ aus.
a) Auswahl „Bewerber“
Wähle im Feld „Bewerber“ den entsprechenden Bewerber.
⚠️ Hinweis: Wenn du hier keine Auswahl triffst, erstellst du eine allgemeine Aufgabe, die weder bewerber- noch jobbezogen ist.
Wähle im Feld „Bearbeiter“ den Kollegen aus, der die Aufgabe übernehmen soll.
Lege Fälligkeitsdatum und Uhrzeit fest.
Trage im Feld „Aufgabe“ eine kurze Beschreibung ein.
(Optional) Aktiviere den Schalter „Eine Textantwort ist erforderlich“, wenn der Bearbeiter zusätzlich eine Rückmeldung geben soll.
Klicke abschließend auf den blauen Button „Erstellen“.
b) Auswahl „Jobs“
Wähle im Feld „Job“ den entsprechenden Job aus.
Wähle im Feld „Bearbeiter“ den Kollegen aus, der die Aufgabe übernehmen soll.
Lege Fälligkeitsdatum und Uhrzeit fest.
Trage im Feld „Aufgabe“ eine kurze Beschreibung ein.
(Optional) Aktiviere den Schalter „Eine Textantwort ist erforderlich“, wenn der Bearbeiter zusätzlich eine Rückmeldung geben soll.
Klicke abschließend auf den blauen Button „Erstellen“.
⚠️ Wichtig: Pro Aufgabe kann nur eine Person zugewiesen werden. Eine Stellvertreterregelung gibt es aktuell nicht.
2. Bewerberbezogene Aufgaben
Diese Aufgaben sind direkt mit einem Bewerberprofil verknüpft – ideal für Wiedervorlagen, Rückmeldungen oder individuelle Bearbeitungsschritte.
So funktioniert’s:
Öffne das entsprechende Bewerberprofil und klicke anschließend auf den Reiter "Aufgaben".
Klicke oben rechts auf den blauen Button „+ Aufgabe erstellen“.
Wähle im Feld „Bearbeiter“ den Kollegen aus.
Lege Fälligkeitsdatum und Uhrzeit fest.
Trage im Feld „Aufgabe“ eine kurze Beschreibung ein.
(Optional) Aktiviere den Schalter „Eine Textantwort ist erforderlich“.
Klicke abschließend auf den blauen Button "Erstellen".
⚠️ Wichtig: Pro Aufgabe kann nur eine Person zugewiesen werden.
3. Jobbezogene Aufgaben
Diese Aufgaben sind direkt mit einem Job verknüpft – hier können Personen im Jobteam auf notwendige Schritte im Job selbst aufmerksam gemacht werden.
So funktioniert’s:
Navigiere über den linken Seitenbereich zum Menüpunkt „Aufgaben“.
Klicke oben rechts auf den blauen Button „+ Aufgabe erstellen“.
Wähle den Bereich „Jobs“ aus.
Wähle im Feld „Jobs“ den Job aus, für den die Aufgabe erstellt werden soll.
Wähle im Feld „Bearbeiter“ den Kollegen aus.
Lege Fälligkeitsdatum und Uhrzeit fest.
Trage im Feld „Aufgabe“ eine kurze Beschreibung ein.
(Optional) Aktiviere den Schalter „Eine Textantwort ist erforderlich“.
Klicke abschließend auf den blauen Button "Erstellen".
⚠️ Wichtig: Pro Aufgabe kann nur eine Person zugewiesen werden.
Rollen & Berechtigungen
Um Aufgaben erstellen zu können, muss in der Rollenverwaltung die entsprechende Berechtigung vergeben werden. Diese Anpassung kann nur von einer Person mit Admin-Rolle vorgenommen werden.
So gehst du vor:
Navigiere zu Einstellungen → Benutzerverwaltung → Rollen.
Klicke auf „Rollenverwaltung öffnen“.
Wähle „Rollen verwalten“.
Klicke in der Zeile der gewünschten Rolle auf die drei Punkte und wähle „Bearbeiten“.
Scrolle zu „Weitere Berechtigungen“ und setze das Häkchen bei „Tasks erstellen“.
Klicke auf „Speichern“.
Aufgaben einsehen & bearbeiten
Alle Benutzer können ihre selbst erstellten Aufgaben im Bereich „Aufgaben“ sowie innerhalb einer Bewerbung im Reiter „Aufgaben“ einsehen, bearbeiten, als erledigt markieren und löschen.
Historie – Alles nachvollziehbar
Alle Aktivitäten – inklusive erstellter oder erledigter Aufgaben – werden in der Historie des Bewerberprofils dokumentiert. So bleibt der gesamte Prozess transparent und nachvollziehbar für alle Beteiligten.
Persönliche Notizen
Im Bewerberprofil steht dir neben dem Reiter „Notizen“ ein zusätzliches Feld „Notizen“ zur Verfügung. Diese Notizen sind ausschließlich für dich sichtbar und eignen sich ideal für persönliche Einschätzungen oder Gedanken, die nicht mit dem Team geteilt werden sollen.
