Berechtigungen: Wer darf Bewerbungen löschen?
Bewerbungen können von Nutzer:innen gelöscht werden, die entweder die Rolle JUST‑HIRE ADMINISTRATOR besitzen oder über eine Rolle mit der Berechtigung „Bewerbung löschen“ verfügen.
Fehlt die Berechtigung, muss die Rolle in der Rollenverwaltung angepasst werden.
Bewerbung löschen – Schritt für Schritt
1️⃣ Öffne die betreffende Bewerbung.
2️⃣ Klicke oben rechts auf die drei Punkte.
3️⃣ Wähle „Bewerbung löschen“
4️⃣ Bestätige die Sicherheitsabfrage
Was passiert bei der Löschung
Alle personenbezogenen Daten des Bewerbers werden vollständig entfernt.
Der Bewerberaccount enthält danach keine Inhalte mehr und wird automatisch zeitnah gelöscht.
Gelöschte Bewerbungen können nicht wiederhergestellt werden.
Es wird keine E-Mail an den Bewerber versendet.
Die vollständige Löschung ist besonders sinnvoll bei Mehrfachbewerbungen oder expliziten Löschanfragen von Bewerber:innen.
Hinweis zur Prüfung durch Administrator:innen
Administrator:innen können jederzeit prüfen, ob zu einem bestimmten Bewerber noch eine Bewerbung im System vorhanden ist. Dafür steht die Suchfunktion über das Lupen‑Symbol zur Verfügung.
Wird kein Ergebnis angezeigt, liegt keine Bewerbung dieser Person mehr im System vor.
Administrator:innen sehen über die Suche alle Bewerbungen und Bewerberdaten, unabhängig von ihrer eigenen Job‑Zuordnung.
Eigenständige Löschung des Accounts durch Bewerber
Bewerber können ihren Account im Jobportal über das Menü „Einstellungen“ → „Account löschen“ unwiderruflich löschen.
Der Bewerber muss abschließend die Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf den Button „Ja, Account löschen“ bestätigen.
Im Bewerberprofil wird nun über eine orangefarbene Infoleiste angezeigt, dass der Kandidat sein Profil eigenständig gelöscht hat. Die Bewerbung bleibt weiterhin für 6 Monate im Vorschaumodus sichtbar.
Zusätzlich wird unter dem Bewerbungsstatus ein Hinweis angezeigt, der zusammen mit Datum und Uhrzeit der vom Kandidaten vorgenommenen Profillöschung erscheint:
Kandidat/in hat sein/ihr Profil gelöscht
PROFIL GELÖSCHT
Wichtig: Das Recht auf Vergessenwerden wird angewendet. Statusänderungen sowie jegliche Kommunikation sind nicht mehr möglich. Nach Ablauf von 6 Monaten wird das Profil automatisch anonymisiert – inklusive einer Bestätigungs‑E‑Mail an den Kandidaten.
Sofern im Einstellungsbereich „Zusätzliche Funktionen“ → „Datenschutz und Sicherheit“ unter „Automatische Löschung von Bewerbungen, die auf ‚Abgesagt‘ gesetzt worden sind“ eine Löschfrist unter 6 Monaten definiert wurde, gilt diese kürzere Frist. Ist die eingestellte Löschfrist länger als 6 Monate, bleibt dennoch die maximale Frist von 6 Monaten bestehen; die Löschung erfolgt also unabhängig von der höheren Einstellung nach 6 Monaten.
Wie gehe ich bei einer Löschanfrage des Bewerbers vor?
Sofern eine Quittierung der Löschung über softgarden erfolgen soll, muss diese über einen E-Mail-Versand in der Bewerbung selbst vor der Löschung erfolgen.
Man kann in diesem Kontext darauf hinweisen, dass alle Daten gelöscht werden und eine Rückantwort daher technisch nicht mehr möglich ist und nachfolgend die Bewerbung löschen.
Da die Daten vollständig und dauerhaft nach der Löschung entfernt wurden, liegen danach keine Daten (wie die E-Mail-Adresse) mehr im System vor: Eine Kontaktaufnahme muss daher zwingend vor der Löschung erfolgen.
Empfehlung: Sicherheitscode prüfen
Wir empfehlen zusätzlich, vor der Löschung eines Bewerber-Accounts einen Abgleich mit dem persönlichen Sicherheitscode vorzunehmen. So wird sichergestellt, dass die Anfrage authentisch ist und kein unbefugter Zugriff erfolgt.
Wo finde ich den Sicherheitscode?
Für Benutzer: In softgarden innerhalb der Bewerbung unter dem Reiter „Bewerbung“ → „Persönliche Daten & Bewerbungsdetails“ → „Mehr Details“.
Für Bewerber: Nach dem Login im Jobportal unter „Einstellungen“ → „Sicherheitscode“.
Bewerber finden den Sicherheitscode nach dem Login im Jobportal unter dem Menü „Einstellungen“ → „Sicherheitscode“.
Beispieltext zur Anforderung des Sicherheitscodes
Sehr geehrte/r [Name], vielen Dank für Ihre Nachricht und Ihr Anliegen zur Löschung Ihrer Bewerbung. Um Ihre Identität zu verifizieren und die Löschung ordnungsgemäß durchzuführen, benötigen wir Ihren persönlichen Sicherheitscode.
Bitte loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Jobportal ein: [Link zum Jobportal]
Navigieren Sie zu „Einstellungen“ → „Sicherheitscode“ und senden Sie uns diesen Code als Antwort auf diese E-Mail. Sobald wir den Sicherheitscode erhalten haben, werden wir Ihre Bewerbung umgehend aus dem System entfernen.
Hinweis: Für den Login benötigen Sie den Benutzernamen (nicht die E-Mail-Adresse) und das zuletzt vergebene Passwort. Der Benutzername wird in der Passwort-Reset-Mail angegeben. Achten Sie auf die korrekte Schreibweise, insbesondere bei Groß- und Kleinschreibung. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Wo finde ich den Link zum Jobportal?
Der Link zum Jobportal ist im Einstellungsbereich „Übersicht“ → „Angaben zur Firma“ unter dem Eintrag „Subdomainname“ zu finden. Wir empfehlen, Bewerbern den direkten Link zur Login-Seite mitzuteilen, der nach dem Aufruf des Jobportals und einem Klick auf „Login“ generiert wird.
Häufige Fragen
Können gelöschte Bewerbungen wiederhergestellt werden?
Nein – gelöschte Bewerbungen können nicht wiederhergestellt werden. Die Löschung ist endgültig. Bitte stelle sicher, dass alle relevanten Informationen vorab gesichert wurden.
Warum sehe ich die Funktion „Bewerbung löschen“ nicht?
Wenn du die Option „Bewerbung löschen“ nicht siehst, fehlt dir die entsprechende Rollenberechtigung. Wende dich in diesem Fall an eine Person mit Administratorrechten in deinem System, damit diese eine Anpassung deiner Rolle unter der Rollenverwaltung vornehmen kann.
Was passiert mit Bewerbungen, wenn ein Job gelöscht wird?
Wenn ein Job gelöscht wird, werden auch alle dazugehörigen Bewerbungen dauerhaft entfernt. Bitte prüfe vorher, ob du die Bewerbungen noch brauchst oder exportieren möchtest.
Wie geht ein Bewerber vor, wenn er seine Bewerbung zurückziehen möchte?
Informationen zur Vorgehensweise zeigen wir hier auf.
Tipp zur Berichterstellung (Snapshots)
Aktiviere das Feld „Gelöschte Bewerbungen ignorieren“, wenn gelöschte Bewerbungen nicht im Bericht erscheinen sollen.
