Vielen Dank für die zahlreiche Teilnahme an unseren softgarden Academies zum neuen Design von softgarden vom Februar 2024.
Sie wollen die Fragen und die Aufzeichnung noch einmal ansehen?
Sehr gern! Die beantworteten Fragen sowie die Aufzeichnung finden Sie unten.
Sie wollen die nächste softgarden Academy nicht verpassen? Wir informieren Sie hier rechtzeitig!
Übersicht aller Fragen und Antworten
- Fragen zum neuen Design und Zeitraum der Umstellung
- Fragen zu Workflows und Rollen
- Fragen zu Jobs
- Fragen zur Absage von Bewerbungen
- Fragen zum Talent Pool
Fragen zum neuen Design und Zeitraum der Umstellung
Ihre Fragen | Unsere Antworten |
Guten Morgen, muss das neue Design eingespielt werden oder angestoßen? Bei mir ist noch das alte Design. | Das neue Design können Sie ganz einfach über Ihre Profileinstellungen aktivieren. Besuchen Sie dazu am besten folgenden Link: https://app.softgarden.io/just-hire/dashboard?launch-mpg=true |
Wann wird das alte Design vollständig abgelöst? |
Das alte Design bleibt Ihnen zunächst weiter erhalten, und Sie können jederzeit zurückwechseln. Wir bieten Ihnen aktuell die Möglichkeit, das neue Design ausgiebig zu testen. Außerdem stellen wir umfangreiche Trainings-Materialien zur Verfügung, damit Sie sich mit dem neuen Design vertraut machen können. Im Laufe des Jahres werden aber neue Funktionalitäten ausschließlich im neuen Design angeboten. |
Sind bereits alle Funktionen nutzbar, sodass wir bereits auf das neue Design umstellen können oder wann wird dies empfohlen? Gibt es eine Timeline bzgl. Go Live für alle? | Das neue Design ist nutzbar, und alle Funktionen stehen Ihnen wie gewohnt zur Verfügung. Aktuell sind bereits mehrere Tausend Nutzer im neuen Design aktiv. |
Kann man diese Kommunikation abschalten, wenn man zentral für alle entscheiden möchte wann auf das neue Layout umgestellt werden soll? | Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihren Kundenbetreuer. |
Ich bin leider etwas verspätet mit eingestiegen. Wurde gesagt, ob sich ein bestimmter Browser besonders eignet? | Alle modernen Browser werden unterstütz. |
Wird es ein Handbuch geben, falls wir für unsere Mitarbeiter die neuen Anleitungen erstellen möchten? | Handbuch liegt vor auf softgarden.stonly.com, sowie im System direkt im Support-Hub (Button in JustHire rechts unten -> Open Knowledge base). |
Ich nutze das neue Design, aber um einen Job auszuschreiben oder zu bearbeiten, ist die Ansicht die alte. Das was hier gezeigt wird, sehe ich nicht oder kann ich nicht nachvollziehen. Kann man auf die Joberstellung nochmal eingehen? | Dieser Bereich ist noch in der Entwicklung und wird in den kommenden Wochen aktiviert. |
Kann die Reihenfolge der Anzeigefenster "Interview / Anstehende Absagen" etc. im Dashboard individuell eingestellt werden? | Aktuell ist das nicht möglich, Sie können aber einzelne Bereiche ein-/ausblenden. |
Gibt es Änderungen im Bereich "Einstellungen"? Dies ist gerade für Admins wichtig. | Das ist auf der weiteren Roadmap geplant. Funktionale Änderungen gab es hier bisher nicht. |
Gibt es auch eine Erklärung für den Fachbereich? Ihre Maske sieht ja anders aus. Wann stellt sich ihre Ansicht um? | Die Ansicht für Fachbereiche unterscheidet sich nur in den verfügbaren Systempunkten und Aktionen. Eine gesonderte Auflistung für Fachbereiche in der Dokumentation gibt es aktuell nicht. |
Fragen zu Workflows und Rollen
Ihre Fragen | Unsere Antworten |
Sieht man noch, wenn Profile von Agenturen hochgeladen wurden? Diese hatten sonst einen "Sticker" auf ihrem Bild, genauso auch bei internen Bewerbungen. | Bewerbungen von Agenturen haben als Eingangskanal dann entweder "Personalberater", oder "E-Mail Personalberater". Diese Info sehen Sie weiterhin direkt im Profil. |
Können zugeordnete Workflows und Mandanten auch nachträglich noch geändert werden? | Nein, das ist leider weiterhin nicht möglich. |
Bleiben alle Voreinstellungen (Rollen, Prozesse etc.) gleich oder muss etwas neu übertragen werden? | Hier bleibt alles gleich. |
Wird es möglich sein, einen einer Stelle zugeordneten und aktiven Stelle zugeordneten Workflow zu bearbeiten ohne wieder einen neuen Job ausschreiben zu müssen? | Nein, das ist auch im neuen Design nicht möglich. |
Kann ich das Dashboard als Admin für alle einstellen oder muss das jeder individuell machen? | Die Anpassungsmöglichkeiten sind immer benutzerspezifisch, damit jeder Nutzer die Möglichkeit hat, das System nach seinen Bedürfnissen anzupassen. |
Kann ich die Einstellungen für alle MA unseres Mandanten vorgeben oder muss sich das jeder MA selber einstellen? | Die Anpassungsmöglichkeiten sind immer benutzerspezifisch, damit jeder Nutzer die Möglichkeit hat, das System nach seinen Bedürfnissen anzupassen. |
Können nur wir und der Bewerber Dokumente hochladen oder auch der Fachbereich (z. B. Interviewnotizen). | Das Hochladen von Dokumenten richtet sich nach den Berechtigungen, die der Nutzerrolle zugeteilt wurden. Wenden Sie sich hierzu gerne an Ihren Kundenberater: support@softgarden.de |
Gibt es noch Änderungen im Adminbereich? Verwaltung Benutzer, Korrespondenzen, Workflows, etc. | Das ist auf der weiteren Roadmap geplant. Funktionale Änderungen gab es hier bisher nicht. |
Fragen zu Jobs
Ihre Fragen | Unsere Antworten |
Wo ist der Hinweis auf Mehrfachbewerbungen zu finden? | Im Menü des Bewerberprofils finden Sie einen Punkt "Weitere Bewerbungen", falls Duplikate vorliegen. |
Wo setzte ich ein Zeichen, dass ein Bewerber schwerbehindert ist? | Dies können Sie bei der Bearbeitung eines Profils hinterlegen. Klicken Sie dazu auf den Bereich "Bewerberdaten". |
Gibt es die Möglichkeit, bereits beim Job-Anlegen ein Feld mit der Schwerbehinderung einzufügen (natürlich als optionale Möglichkeit für den Bewerber zum Ausfüllen)? | Sie können dazu die Pflichtfragen verwenden, aber dann sind diese nicht optional befüllbar. |
Kann man über die externen Recruiter mittlerweile deren eingereichte Bewerbungen auf einen Blick (inkl. Status) sehen? | Nein, das ist weiterhin nicht möglich. |
Hallo Zusammen, bleiben die HTML-Feed-Übergabefelder bei den strukturierten Anzeigen gleich? | Ja, das bleibt weiterhin wie gewohnt. |
Wie kann man die Bewerbungsfrist bei einer laufende Stelle verlängern? | In der Detailseite eines Jobs im Bereich "Jobbörsen" können Sie die Schaltungsdauern editieren. |
Können die Screening-Fragen von softgarden ausgewertet werden? | Ja, dies ist im Reporting-Bereich möglich. Aktuell ist das aber nur für Fragen aus der Fragenbibliothek möglich. |
Wo findet man die Schnittstelle zur Bundesagentur für Arbeit? | Im Ausschreibungsprozess kann die Bundesagentur weiterhin angewählt werden. |
Bei mir steht neben dem Status (z. B. Interview) ein Datum und nicht bspw. "Ergebnis ausstehend". Kann das angepasst werden? | Das kommt auf den Prozesschritt an. Wenn Sie ein Assessment über eine Integration in softgarden verwenden, steht hier automatisch der aktuelle Status. |
Kann ich in der Jobübersicht den Job auch direkt öffnen/anzeigen lassen wie es veröffentlicht ist/wird? | Sie können dazu das Kontextmenü des Jobs öffnen, um den Direktlink zur Stellenanzeige oder zum Bewerbungsportal zu öffnen. |
Wo finden wir die Möglichkeit einen Bewerber wieder in den vorherigen Bewerbungsschritt zurück zu setzen? | Als Admin können Sie Bewerbungen nach wie vor zurücksetzen. Dies geht im Kontextmenü auf der Bewerbungsdetailseite. |
Wie kann ich eine Bewerbung auf einen anderen Job verschieben? | In der Statusleiste, also dem oberen Menüband einer Bewerbung, sowie im Kontextmenü finden Sie die Möglichkeit, Bewerbungen zu transferieren/kopieren. |
Kann man eine Stellenanzeige mithilfe von KI erstellen? | Ja, das bleibt weiterhin wie gewohnt. |
In der neuen Ansicht kann ich meine Jobtitel nicht mehr auseinanderhalten, da meine Jobtitel alle länger sind als Platz dafür ist. Die Unterscheidung der Jobs ist erst am Ende des Jobtitels ersichtlich, der allerdings aufgrund des mangelnden Platzes in der neuen Ansicht nicht mehr sichtbar ist. Bsp. Mitarbeiter*in Betreuung und Begleitung Wohngemeinschaft "Ort". Wie kann das gelöst werden, ich kann die Titel nicht kürzen. | Den Ort der Stellenanzeige finden Sie auch immer in den Übersichten unter oder neben dem Jobtitel. |
Kann ich auch weiterhin die allgemeinen Daten beim Bewerber bearbeiten? Bspw. die Mailadresse? | Dies finden Sie im Bewerbungsprofil jederzeit in der Übersicht als auch im Bereich "Bewerberdaten". |
Kann bei manuellen Bewerbungen ein Anschreiben auch mit Text eingefügt werden oder nur per PDF-Datei? | Aktuell steht dies nur im "Bearbeiten"-Modus zur Verfügung. Wir nehmen dies als Verbesserung auf. |
Hallo, wo kann man sehen, wie viele Personen sich den Job angesehen haben? Das war im alten Programm in der Übersicht als Betrachter angezeigt. | Guten Tag, die globalen KPIs gibt es aktuell nicht mehr. Verschiedene Quellen haben hier unzuverlässige Daten geliefert. Wir arbeiten weiter an einer neuen Darstellung, die Ihnen hier eine bessere Übersicht liefert. Auf der einzelnen Jobbörsen-Ebene können Sie die Views & Clicks aber nach wie vor nachvollziehen! |
Bei der Joberstellung haben wir eine Freigabefunktion eingebaut. Wird dies weiterhin möglich sein? | Ja, das bleibt weiterhin wie gewohnt. |
Bei den Jobs für mich ist ganz wichtig, ob die Job-ID wieder angezeigt werden kann? Also die Nummer [#XXXXXX]. Aufgrund der Vielzahl der Jobs bräuchte ich die Job-ID in der Übersicht, dann steig ich sofort um :-) Wir benötigen die Job-ID, weil wir ca. 300 Jobs online haben und Personalverantwortliche uns sehr oft per E-Mail anschreiben und uns Fragen stellen zu xyz mit der ID kann der Job schnell und eindeutig identifiziert werden. | Die Job-IDs sind aktuell in der Suche bzw. über die Filter zugänglich. Ebenso können Sie auf den Detailseiten die Job-ID nach wie vor einsehen und kopieren. |
Kann man Jobs auch offen lassen, aber von den Stellenportalen runternehmen? Also so wie gerade beschrieben nur andersrum? Wenn man beispielsweise genug Bewerber hat und keine weiteren mehr haben möchte? | Ja, das ist bereits aktuell möglich. Sie können die Stellenanzeigen jederzeit offline nehmen. |
Fragen zur Absage von Bewerbungen
Ihre Fragen | Unsere Antworten |
Gibt es noch den "Absagekorb", in dem alle abzusagenden Bewerber aufgelistet sind? | Wir haben die Funktion umbenannt. Nun heißen diese Bewerbungen "zur Absage markiert", und Sie finden diese Bewerbungen im Dashboard sowie in den Listenansichten im Bereich "Abgesagt". Im Falle der automatischen Absage von markierten Bewerbungen - aktivierbar in den Einstellungen - ändert sich das Label zu "Bevorstehende Absage". |
Wie aktiviere ich automatisierte Absagen senden? | Im Falle der automatischen Absage von markierten Bewerbungen - aktivierbar in den Einstellungen unter "automatisierte Mails" - ändert sich das Label zu "Bevorstehende Absage". |
Lässt sich die "direkt Absage" für manche Benutzergruppen abschalten? Sodass z. B. nur "Für Absage markieren" sichtbar ist? | Ja, das richtet sich nach den Berechtigungen, die der Nutzerrolle zugeteilt wurden. Wenden Sie sich hierzu gerne an Ihren Kundenberater. |
Wie erstelle ich automatische E-Mails für Bewerber/innen, die "Für Absage markiert" sind? Die also nicht sofort eine Absage bekommen sollen. | Diese Mails können Sie im Bereich "Automatische Mails" in den Einstellungen definieren. |
Könnten Sie kurz genauer auf die Mehrfachabsage eingehen, im Speziellen auf den Absagekorb? | Mit der Mehrfachauswahl können Sie mehrere Bewerbungen gleichzeitig absagen oder für die Absage markieren. Sie finden diese Bewerbungen im Dashboard sowie in den Listenansichten im Bereich "Abgesagt". Im Falle der automatischen Absage von markierten Bewerbungen - aktivierbar in den Einstellungen - ändert sich das Label zu "Bevorstehende Absage". |
Fragen zum Talent Pool
Ihre Fragen | Unsere Antworten |
Wir haben mehrere Talent Pools. Wo kann ich zwischen den Talent Pools switchen? | Sollten Sie mehrere Talent Pools nutzen, können Sie diese direkt in den Listenansichten im Talent Pool anwählen. Außerdem können Sie diese als Filter anwählen. |
Wurde der Talent Pool aufgewertet hinsichtlich der Funktionalitäten? Bisher war das wirklich viel zu dünn. Ist es möglich, im Talent Pool den Standort anzeigen zulassen in der Übersicht? Und die ausgewählten Positionen, für die sich das Talent interessiert? | Das ist auf der weiteren Roadmap geplant. Funktionale Änderungen gab es hier bisher nicht. |
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