Damit Interviewtermine automatisch zwischen softgarden und deinem Outlook‑Kalender synchronisiert werden können, ist es wichtig zu wissen, wie Termine erstellt werden müssen und welche Funktionen eine echte Kalenderverknüpfung unterstützen.

Warum reicht das Ausfüllen der „Grundlegenden Informationen“ nicht aus?

Wenn du einen Termin ausschließlich über die Eingabemaske „Grundlegende Informationen“ erstellst, entsteht keine Verbindung zwischen softgarden und deinem Kalender.

Das bedeutet:

Der Termin wird nicht automatisch in Outlook eingetragen.
Es findet keine Synchronisation statt.

Damit ein Termin automatisch in deinem Outlook‑Kalender erscheint, musst du eine Funktion nutzen, die eine echte Kalenderverknüpfung herstellt.

Welche Möglichkeiten gibt es, Termine mit Outlook zu verknüpfen?

Es stehen dir zwei Funktionen zur Verfügung, die eine automatische Übertragung in deinen Outlook‑Kalender ermöglichen:

Option 1: „Aus deinem Kalender importieren“

Du wählst einen bestehenden Termin aus deinem Outlook‑Kalender aus.
Dieser wird in softgarden übernommen.
Die Verbindung bleibt bestehen.

Option 2: Smart Calendar

Der Smart Calendar erstellt Termine direkt über die Kalenderintegration.
Die Synchronisation erfolgt über den Dienstleister Cronofy.
Der Termin wird automatisch in deinen Outlook‑Kalender eingetragen.

Werden manuell erstellte Termine automatisch mit Outlook synchronisiert?

Nein. Auch wenn dein Kalender mit softgarden verknüpft ist, werden manuell in softgarden erstellte Interviewtermine nicht automatisch an Outlook übertragen.

Das bedeutet:

Ein manuell angelegter Termin bleibt nur in softgarden sichtbar.
Er erscheint nicht in deinem Outlook‑Kalender.
Die Kalenderverknüpfung allein reicht nicht aus – du musst eine der oben genannten Funktionen nutzen.

Alternative: Termin per ICS‑Datei in deinen Kalender übernehmen

Wenn du einen Termin manuell in softgarden erstellst, kannst du ihn trotzdem in deinen persönlichen Kalender übernehmen – allerdings nicht automatisch, sondern über eine ICS‑Kalenderdatei.

So funktioniert es:

softgarden stellt für Interviewtermine eine ICS‑Datei bereit.
Diese Datei kannst du aus der Bewerber‑E-Mail herunterladen.
Durch Öffnen der ICS‑Datei wird der Termin in Outlook (oder jeden anderen Kalender) eingetragen.

Wichtig:

Die ICS‑Datei erzeugt keine Synchronisation zwischen softgarden und Outlook.
Änderungen am Termin musst du manuell in beiden Systemen pflegen.
Die ICS‑Datei ist eine Einmalübertragung, keine laufende Verbindung.

Diese Option ist hilfreich, wenn:

der Termin bereits telefonisch abgestimmt wurde
du keine automatische Synchronisation benötigst
der Termin trotzdem in deinem persönlichen Kalender erscheinen soll

Wann ist die Nutzung des Smart Calendar erforderlich?

Der Smart Calendar ist die einzige Funktion, die:

Termine automatisch in Outlook einträgt
optional Verfügbarkeiten abgleichen kann
eine echte Synchronisation ermöglicht

Auch wenn du den Verfügbarkeitsabgleich nicht nutzen möchtest, ist der Smart Calendar notwendig, wenn der Termin automatisch in deinem Outlook‑Kalender erscheinen soll.